retail

Kick off implementasi SAP Business One adalah tahap awal yang menentukan kelancaran seluruh proses adopsi sistem ERP di perusahaan Anda. PT Kuarta Powerindo Perkasa (KPP) merupakan perusahaan yang telah berdiri sejak tahun 1995. Perusahaan ini dikenal sebagai agen tunggal GUTOR di Indonesia. Selama lebih dari tiga dekade, KPP konsisten hadir sebagai mitra terpercaya dalam menjaga keandalan pasokan daya listrik di berbagai sektor industri tanah air. Produk dan layanan yang ditawarkan KPP berperan penting dalam memastikan kontinuitas operasional bagi pelanggan yang bergantung pada sistem kelistrikan yang stabil dan andal.

Perjalanan panjang ini membentuk fondasi kuat bagi KPP untuk terus berkembang mengikuti dinamika kebutuhan industri. Selain itu, KPP juga memperkuat sisi operasional internal agar mampu memberikan layanan yang lebih responsif, akurat, dan efisien. Komitmen inilah yang kemudian mendorong KPP untuk mengambil langkah strategis baru. Langkah tersebut adalah mentransformasi sistem operasionalnya melalui implementasi teknologi digital yang lebih modern dan terintegrasi. Dengan demikian, langkah ini sejalan dengan visi perusahaan untuk terus tumbuh sebagai pemain andal di industri kelistrikan nasional.

Kolaborasi Strategis dengan Achtdata dan IGLO

Untuk mewujudkan transformasi digital yang matang, PT Kuarta Powerindo Perkasa menggandeng dua mitra strategis, yaitu Achtdata dan IGLO. Kolaborasi dibentuk untuk memastikan proses implementasi sistem baru berjalan sesuai kebutuhan spesifik bisnis KPP, mulai dari tahap perencanaan, konfigurasi, hingga pendampingan teknis di lapangan.

Achtdata berperan sebagai mitra implementasi yang membawa keahlian teknis dalam penerapan sistem enterprise, sementara IGLO turut mendukung dari sisi strategi dan optimalisasi proses bisnis. Sinergi antara ketiga pihak ini menjadi kunci penting agar transisi menuju sistem baru berjalan lancar tanpa mengganggu operasional harian perusahaan.

Kolaborasi ini juga mencerminkan pendekatan KPP yang terbuka terhadap kemitraan lintas keahlian demi mencapai hasil terbaik. Dengan menggabungkan pengalaman panjang KPP di industri kelistrikan dan kompetensi teknis dari Achtdata serta IGLO, proyek transformasi ini diharapkan dapat menjadi contoh implementasi sistem yang efektif, efisien, dan tepat sasaran bagi perusahaan sejenis di Indonesia.

Mengenal Business One dan Perannya dalam Transformasi Digital

Business One adalah sistem enterprise resource planning (ERP) yang dirancang untuk mengintegrasikan berbagai fungsi operasional perusahaan ke dalam satu platform terpusat. Fungsi tersebut mencakup manajemen keuangan, inventori, pengadaan, hingga penjualan. Dengan sistem ini, seluruh data dapat dikelola secara real-time dan saling terhubung antar departemen.

Bagi PT Kuarta Powerindo Perkasa, penerapan sistem ini menjadi jawaban atas kebutuhan akan proses bisnis yang lebih terstruktur dan minim kesalahan manual. Selain itu, dengan data yang terpusat, pengambilan keputusan dapat dilakukan lebih cepat berdasarkan informasi yang akurat dan terkini. Dengan demikian, perusahaan tidak perlu menunggu proses rekonsiliasi data dari berbagai sistem terpisah.

Selain efisiensi operasional, Business One juga memberikan keunggulan dari sisi transparansi dan akuntabilitas. Setiap transaksi tercatat secara sistematis dan dapat ditelusuri dengan mudah. Oleh karena itu, risiko human error maupun duplikasi data dapat diminimalkan. Bagi perusahaan seperti KPP yang bergerak di sektor krusial seperti kelistrikan, keandalan sistem internal ini turut berkontribusi terhadap kualitas layanan yang diberikan kepada pelanggan secara keseluruhan.

Momen Kick Off: Langkah Awal Menuju Sistem Terintegrasi

Kick Off implementasi Business One menjadi penanda resmi dimulainya babak baru bagi PT Kuarta Powerindo Perkasa dalam perjalanan transformasi digitalnya. Momen ini bukan sekadar seremoni pembuka. Sebaliknya, momen ini merupakan komitmen nyata dari seluruh elemen perusahaan untuk mendukung penuh proses perubahan sistem yang akan berlangsung ke depannya.

Dalam kegiatan ini, tim internal KPP bersama Achtdata dan IGLO menyepakati garis besar rencana kerja, linimasa implementasi, serta pembagian tanggung jawab masing-masing pihak. Tahapan ini penting untuk memastikan seluruh proses berjalan terarah dan sesuai target yang telah ditetapkan bersama.

Selain itu, Kick Off ini juga menjadi ruang bagi seluruh tim untuk menyamakan pemahaman terhadap tujuan besar dari proyek ini. Tujuan tersebut adalah menciptakan sistem operasional yang lebih cerdas, efisien, dan terintegrasi. Dengan dimulainya tahap ini, KPP menunjukkan keseriusannya dalam beradaptasi terhadap perkembangan teknologi. Keseriusan ini mendukung keberlanjutan bisnis serta memperkuat daya saing perusahaan di tengah dinamika industri kelistrikan yang terus berkembang.

Harapan ke Depan

Dengan dimulainya implementasi Business One, PT Kuarta Powerindo Perkasa menaruh harapan besar terhadap peningkatan efisiensi kerja di seluruh lini operasional. Sistem yang terintegrasi diharapkan mampu mempercepat proses bisnis dan mengurangi risiko kesalahan data. Selain itu, sistem ini juga diharapkan memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap seluruh aktivitas perusahaan.

Lebih jauh, transformasi ini juga menjadi bagian dari strategi jangka panjang KPP untuk terus relevan di tengah persaingan industri yang semakin kompetitif. Dengan dukungan sistem yang modern, KPP optimis dapat meningkatkan kualitas layanan kepada pelanggan. Selain itu, KPP juga optimis dapat memperkuat posisinya sebagai agen tunggal GUTOR terpercaya di Indonesia.

Kolaborasi bersama Achtdata dan IGLO diharapkan terus berlanjut hingga seluruh tahapan implementasi rampung dengan hasil yang maksimal. Ke depannya, KPP berkomitmen untuk terus mengevaluasi dan menyempurnakan sistem yang telah dibangun. Dengan demikian, perusahaan mampu terus menyesuaikan diri dengan kebutuhan bisnis yang dinamis. Pada akhirnya, seluruh proses transformasi ini bermuara pada satu hal yang sama pentingnya. Hal tersebut adalah memastikan data utama perusahaan terkelola secara terpusat, akurat, dan bisa diandalkan sebagai dasar setiap pengambilan keputusan.

Jika perusahaan Anda juga ingin merapikan dan mengintegrasikan data bisnis agar lebih terarah seperti yang tengah dijalankan KPP, kini saatnya mempertimbangkan langkah serupa. Oleh karena itu, konsultasikan kebutuhan transformasi sistem Anda mulai dari sekarang. Jadikan momen ini sebagai titik awal menuju pengelolaan data yang lebih solid, rapi, dan siap mendukung pertumbuhan bisnis jangka panjang.

Latar Belakang Kick Off KMCL

PT Kurnia Mulia Citra Lestari (KMCL) resmi memulai babak baru dalam perjalanan bisnisnya. Babak baru ini ditandai dengan kegiatan Kick Off implementasi sistem digital terintegrasi. Sebagai distributor multi lini Pompa, Gearbox, dan Motor yang telah berdiri sejak 1999, KMCL terus berupaya menghadirkan standar layanan terbaik bagi para pelanggannya.

Momentum Kick Off ini menjadi titik awal penting untuk memastikan seluruh proses bisnis dapat berjalan lebih efisien dan terukur. Proses tersebut mencakup pengadaan, distribusi, hingga layanan purna jual. Selain itu, kegiatan ini juga menjadi ajang konsolidasi internal. Dalam kegiatan tersebut, seluruh tim dan pemangku kepentingan berkumpul untuk menyamakan visi serta target yang ingin dicapai.

Dengan pengalaman panjang di bidang pasokan teknis, KMCL memandang inisiatif ini sebagai langkah strategis. Langkah ini bertujuan memperkuat daya saing perusahaan di tengah tuntutan pasar yang semakin dinamis. Selain itu, langkah ini juga mempersiapkan fondasi yang solid untuk pertumbuhan bisnis jangka panjang.

Mengenal PT Kurnia Mulia Citra Lestari

PT Kurnia Mulia Citra Lestari (KMCL) adalah distributor multi lini yang berfokus pada penyediaan Pompa, Gearbox, dan Motor berkualitas tinggi di Indonesia. Perusahaan ini telah berdiri sejak tahun 1999. Sepanjang perjalanannya, KMCL telah membangun reputasi sebagai mitra teknis yang andal bagi berbagai sektor industri.

Pengalaman lebih dari dua dekade dalam pasokan teknis menjadikan KMCL memahami betul kebutuhan pasar yang terus berubah. Kebutuhan tersebut mulai dari rumah tangga sederhana hingga proyek berskala industri dan perkotaan. Selain itu, dengan dukungan tim yang berpengalaman, KMCL mampu memberikan solusi yang tepat guna, efisien, dan sesuai standar teknis yang berlaku.

Keberadaan KMCL bukan hanya sebagai penyedia produk, tetapi juga sebagai konsultan teknis. Konsultan ini membantu pelanggan menemukan solusi terbaik sesuai kebutuhan spesifik mereka. Oleh karena itu, KMCL terus dipercaya sebagai mitra jangka panjang oleh berbagai kalangan pelaku usaha di Indonesia.

Fokus Lini Bisnis: Pompa, Gearbox, dan Motor

Sebagai distributor multi lini, KMCL memiliki tiga fokus utama produk, yaitu Pompa, Gearbox, dan Motor. Ketiga lini ini saling melengkapi dan menjadi tulang punggung berbagai sistem mekanikal serta hidrolik yang dibutuhkan oleh industri maupun perumahan.

Untuk kebutuhan pompa, KMCL menyediakan solusi mulai dari pompa air bersih untuk kebutuhan rumah tangga hingga pompa pengelolaan limbah untuk skala perumahan dan komersial. Sementara itu, lini gearbox dan motor menjadi komponen krusial dalam mendukung efisiensi mesin di berbagai sektor industri, termasuk manufaktur, konstruksi, dan infrastruktur perkotaan.

Dengan cakupan produk yang luas ini, KMCL mampu menjadi one-stop solution bagi pelanggan yang membutuhkan sistem terintegrasi dan andal. Semua produk yang didistribusikan telah melalui seleksi ketat agar sesuai dengan standar teknis yang tepat, sehingga pelanggan dapat memperoleh solusi yang efisien, tahan lama, dan sesuai dengan kebutuhan spesifik proyek mereka, baik skala kecil maupun besar.

Tujuan Kick Off SAP Business One

Salah satu agenda utama dalam Kick Off KMCL adalah dimulainya implementasi SAP Business One sebagai sistem data utama perusahaan. Sistem ini dirancang untuk mengintegrasikan seluruh data operasional ke dalam satu platform terpusat. Data tersebut mencakup inventori, penjualan, keuangan, hingga distribusi. Tujuannya adalah menghilangkan silo data antar divisi, mempercepat proses pengambilan keputusan, serta meningkatkan akurasi pelaporan bisnis secara real-time.

Dengan SAP Business One, KMCL berharap dapat memangkas proses manual yang selama ini memakan waktu. Selain itu, sistem ini juga diharapkan dapat meminimalkan risiko human error dalam pencatatan data. Implementasi ini juga menjadi wujud komitmen KMCL untuk terus beradaptasi dengan perkembangan teknologi. Dengan demikian, perusahaan mampu merespons kebutuhan pasar dengan lebih gesit.

Kick off ini menjadi penanda resmi bahwa seluruh tim akan mulai bertransisi. Transisi ini menuju sistem kerja yang lebih terstruktur, transparan, dan berbasis data yang solid.

Proses Implementasi dan Timeline

Tahapan implementasi SAP Business One di KMCL akan dilakukan secara bertahap agar transisi berjalan lancar tanpa mengganggu operasional harian. Dimulai dari proses analisis kebutuhan bisnis, konfigurasi sistem sesuai alur kerja KMCL, migrasi data dari sistem lama, hingga pelatihan intensif bagi seluruh pengguna di berbagai divisi. Setiap tahap melibatkan koordinasi erat antara tim internal KMCL dan konsultan implementasi, guna memastikan sistem yang dibangun benar-benar relevan dengan karakteristik bisnis distribusi multi lini yang dijalankan perusahaan. Uji coba sistem juga akan dilakukan secara berkala untuk mendeteksi potensi kendala sejak dini, sebelum sistem sepenuhnya digunakan secara penuh. Pendekatan bertahap ini penting untuk memastikan seluruh karyawan memiliki waktu yang cukup untuk beradaptasi, sehingga proses transformasi digital ini dapat diterima dengan baik dan memberikan dampak positif secara berkelanjutan bagi seluruh lini bisnis KMCL.

Manfaat bagi Operasional Perusahaan

Kehadiran SAP Business One diharapkan membawa dampak signifikan terhadap efisiensi operasional KMCL secara menyeluruh. Dengan data yang terintegrasi, tim manajemen dapat memperoleh gambaran kondisi bisnis secara real-time, mulai dari stok gudang, status pengiriman, hingga performa penjualan di berbagai wilayah. Hal ini akan mempermudah proses pengambilan keputusan yang lebih cepat dan berbasis data akurat. Selain itu, integrasi sistem juga akan meningkatkan kualitas layanan kepada pelanggan, karena proses pemesanan, distribusi, hingga purna jual dapat dipantau dengan lebih transparan. Efisiensi ini pada akhirnya akan berkontribusi pada penghematan biaya operasional dan peningkatan produktivitas kerja karyawan. Bagi KMCL, transformasi ini bukan sekadar upaya modernisasi sistem, melainkan investasi jangka panjang untuk memperkuat fondasi bisnis agar semakin siap menghadapi tantangan industri distribusi pompa, gearbox, dan motor yang terus berkembang di Indonesia.

Penutup

Kick Off KMCL menjadi tonggak penting yang menandai komitmen perusahaan. Komitmen ini adalah menghadirkan sistem kerja yang lebih modern, efisien, dan berorientasi pada data. Melalui implementasi SAP Business One, KMCL semakin memperkuat posisinya sebagai distributor multi lini Pompa, Gearbox, dan Motor tepercaya. Selain unggul dalam kualitas produk, KMCL juga unggul dalam kualitas proses bisnis di baliknya. Transformasi ini menjadi bukti nyata bahwa KMCL terus berinovasi untuk memberikan pelayanan terbaik bagi seluruh pelanggannya.

Menerapkan satu inti data yang terintegrasi kini menjadi kunci bagi perusahaan yang ingin tumbuh lebih cepat dan efisien. Kunci ini penting di tengah persaingan bisnis yang semakin kompleks. Oleh karena itu, jangan biarkan data yang tersebar di berbagai sistem menghambat pengambilan keputusan bisnis Anda. Mulailah membangun fondasi data yang terpusat, akurat, dan real-time sejak sekarang. Dengan demikian, setiap keputusan strategis dapat diambil dengan lebih cepat dan tepat.

Dokumen apa saja yang diperlukan saat melakukan pembelian? Anda mungkin akan langsung terpikir tentang ‘pesanan pembelian’. Istilah ‘pesanan pembelian’ sering terdengar ketika perusahaan melakukan transaksi barang atau jasa.

Namun, jika Anda belum pernah terlibat dalam proses pembelian bisnis sebelumnya, Anda mungkin bertanya-tanya mengapa perusahaan menggunakan pesanan pembelian. Pesanan pembelian ibarat perekat yang menyatukan perusahaan Anda. Pesanan pembelian memungkinkan Anda melacak pesanan dan menagih pembayaran dengan cepat. Setiap bisnis yang membutuhkan bahan baku atau jasa eksternal perlu menerbitkan pesanan pembelian, mungkin kepada beberapa vendor.

Untuk memberikan kejelasan yang lebih baik, kami telah merangkum 7 poin penting tentang pesanan pembelian yang perlu Anda ketahui.

1. Apa itu pesanan pembelian?

Pesanan pembelian, atau PO, adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli dan diserahkan kepada penjual untuk pembelian produk atau jasa yang ingin dibeli. Dokumen ini merupakan konfirmasi tertulis atas pesanan yang diajukan dan merupakan perjanjian yang mengikat secara hukum antara kedua belah pihak setelah disetujui oleh penjual.

2. Perintah Pembelian versus Faktur & Permintaan Pembelian

Setiap karyawan perlu mengetahui bahwa perintah pembelian tidak boleh disamakan dengan faktur. Meskipun keduanya mengandung unsur-unsur yang serupa, keduanya merupakan dua dokumen berbeda yang memiliki tujuan berbeda. Pembeli menerbitkan perintah pembelian, sedangkan faktur dibuat oleh penjual atau vendor yaitu individu atau perusahaan yang memasok bahan, barang, atau jasa. Ketika pesanan pembelian diterima, penjual akan mengatur pengiriman ke perusahaan bersama dengan nota pengiriman. Setelah itu selesai, pemasok atau vendor akan menerbitkan faktur kepada pembeli berdasarkan pesanan pembelian tersebut. Faktur adalah instrumen komersial untuk menagih pembeli atas barang dan/atau jasa yang disediakan.

Di sisi lain, permintaan pembelian (purchase requisition) juga berbeda dari pesanan pembelian (PO). Dibandingkan dengan PO, permintaan pembelian lebih mirip dokumen internal di mana seorang pengguna dari departemen tertentu ingin memulai proses pembelian produk atau jasa sesuai dengan kebijakan perusahaan dan tingkat persetujuan. Alasan, justifikasi, dan lampiran yang diperlukan biasanya harus disertakan dalam permintaan pembelian, seperti penawaran dari vendor atau beberapa vendor. Tidak ada pesanan khusus yang dibuat pada tahap ini, tetapi hanya melalui persetujuan internal yang diperlukan hingga setelah pemberi persetujuan akhir menyetujui, PO (purchase order) kemudian akan dibuat.

3. Jenis-jenis Pesanan Pembelian

Setiap perusahaan memiliki kebutuhan pengadaan yang berbeda, sehingga terdapat beberapa jenis pesanan pembelian (PO) yang digunakan sesuai kondisi bisnis. Berikut 4 jenis PO yang umum digunakan:

• Pesanan Pembelian Standar (Standard PO)
  Digunakan untuk pembelian satu kali dengan detail yang sudah jelas, seperti harga, jumlah, serta jadwal pembayaran dan pengiriman.
• Pesanan Pembelian Terencana (Planned PO/PPO)
  Digunakan ketika jenis barang atau jasa sudah diketahui, tetapi jumlah, harga, atau waktu pengiriman masih belum pasti dan akan ditentukan kemudian.
• Pesanan Pembelian Blanket (Blanket PO/BPO)
  Digunakan untuk pembelian berulang dalam jangka panjang dari satu pemasok tanpa menentukan jumlah dan jadwal pengiriman secara rinci, sehingga memungkinkan negosiasi harga yang lebih baik.
• Pesanan Pembelian Kontrak (Contract PO/CPO)
  Merupakan perjanjian jangka panjang yang mengatur syarat dan ketentuan pembelian dengan pemasok, sementara detail pesanan akan ditentukan melalui PO standar di masa mendatang.

4. Informasi yang Diperlukan dalam PO

Baik perusahaan Anda melakukan pembelian secara konvensional dengan menerbitkan dokumen kertas dan mengirimkannya ke vendor melalui faks atau pos, maupun membuat PO secara elektronik, ada beberapa informasi yang harus dicantumkan dalam format pesanan pembelian yang benar. Informasi yang diperlukan adalah:

• Nama perusahaan Anda,
• Tanggal penerbitan
• Jumlah, deskripsi, dan harga barang atau jasa per unit,
• Tanggal pengiriman, rincian penagihan, alamat pengiriman, dan alamat faktur perusahaan Anda,
• Ketentuan pembayaran, nomor pesanan pembelian, dan tanda tangan pemangku kepentingan yang relevan.

Saat ini, Anda dapat dengan mudah menemukan templat pesanan pembelian yang tepat dalam format Excel atau bahkan Word di internet. Dengan demikian, PO memainkan peran penting dalam sistem akuntansi dan memudahkan pencatatan. Meskipun bentuk akhir PO mungkin bervariasi tergantung pada bisnis, ada satu hal penting yang perlu diingat: semakin rinci sebuah PO, semakin besar nilai yang dihasilkan oleh setiap PO, yang pada akhirnya mengurangi risiko yang tidak perlu yang harus ditanggung oleh bisnis. Anda harus selalu mengkomunikasikan permintaan dengan jelas kepada vendor untuk menghindari kebingungan saat mereka menerima PO.

5. Langkah-langkah Proses Pesanan Pembelian

Dalam proses pesanan pembelian, terdapat berbagai tahapan yang terlibat. Proses PO merupakan bagian dari proses pengadaan yang lebih luas, yang mencakup konfirmasi dan penetapan kebutuhan aktual akan produk atau jasa sebelum pembelian. Proses ini juga mencakup pemprosesan pembayaran dan hasil audit. Hal-hal ini dapat bervariasi antar perusahaan, namun yang paling umum digunakan adalah :

1. Setelah persetujuan permintaan pembelian selesai, pesanan pembelian dibuat dan dikirim ke penjual atau vendor. Setelah pemasok atau vendor menerima PO, pesanan pembelian tersebut menjadi kontrak yang mengikat secara hukum antara Anda dan vendor.
2. Vendor akan mulai melakukan apa yang diminta untuk memenuhi pesanan.
3. Proses pencocokan tiga pihak (three-way matching) dilakukan oleh perusahaan Anda saat barang atau jasa dikirim atau diselesaikan oleh vendor. Selama proses ini, Anda memverifikasi pesanan pembelian, bukti penerimaan pesanan/daftar kemasan (nota pengiriman), dan faktur untuk memastikan keakuratan pesanan. Jika ditemukan ketidaksesuaian, Anda dapat meminta pengembalian hingga semua barang atau jasa lolos pemeriksaan kualitas dan persyaratan.
4. Terakhir, vendor menerbitkan faktur untuk pesanan tersebut dan Anda akan membayar faktur tersebut sesuai dengan syarat dan ketentuan yang tercantum dalam PO. Setelah proses pencocokan tiga pihak selesai, pesanan pembelian ditutup dan proses hutang dilakukan untuk membuat tagihan pada sistem akuntansi Anda setelah tim keuangan menyetujui faktur tersebut dan memasukkannya ke dalam catatan hutang.

6. Mengapa Pesanan Pembelian Penting bagi Bisnis Anda

Saat bisnis masih kecil, proses pesanan pembelian (PO) sering dilakukan secara informal karena jumlah transaksi masih sedikit. Namun, ketika perusahaan berkembang dan kebutuhan pembelian semakin kompleks, sistem PO menjadi penting untuk menjaga ketertiban dan menghindari kesalahan. Berikut 4 manfaat utama PO bagi bisnis:

1. Memantau Persediaan dan Biaya, PO membantu melacak pembelian, mengontrol persediaan, dan mencegah pembelian berlebihan sehingga pengeluaran lebih efisien dan terencana.

2. Menghindari Masalah Audit, PO menyediakan jejak audit yang jelas, memudahkan pencocokan faktur dan dokumen pengiriman, serta meningkatkan keandalan pencatatan keuangan perusahaan.

3. Membantu Memprediksi Tren Pasar, Data riwayat PO memberikan wawasan mengenai pola pembelian dan kebutuhan bisnis, sehingga perusahaan dapat mengantisipasi perubahan pasar dengan lebih baik.

4. Memberikan Perlindungan Hukum, PO menjadi dokumen yang mengikat secara hukum, melindungi pembeli dan pemasok dengan mencatat barang, jumlah, dan harga yang telah disepakati sehingga mengurangi risiko sengketa dan penipuan.

7. Mengapa perlu mengotomatiskan proses pesanan pembelian?

Dahulu, proses pesanan pembelian dilakukan secara manual menggunakan dokumen kertas sehingga memakan waktu, biaya, dan rentan terhadap kesalahan. Karena itu, banyak perusahaan kini beralih ke sistem digital untuk mengotomatiskan proses PO. Berikut manfaat utamanya:

1. Menghemat Waktu dan Biaya, Sistem PO elektronik mempermudah pengelolaan dokumen, mengurangi risiko kehilangan data, dan mempercepat proses pembayaran sehingga operasional menjadi lebih efisien.

2. Meningkatkan Keamanan, Semua data tersimpan dalam satu sistem terpusat yang aman dan hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang, sehingga risiko kehilangan atau penyalahgunaan dokumen dapat diminimalkan.

3. Mempercepat Pengiriman, Otomatisasi memudahkan perusahaan dan vendor dalam memproses, melacak, dan mengonfirmasi pesanan, sehingga waktu pengiriman menjadi lebih cepat dan efektif.

4. Mengurangi Kesalahan, Sistem digital membantu meminimalkan kesalahan input data dan perubahan informasi yang tidak disengaja, sehingga proses pembelian menjadi lebih akurat dan konsisten.

Memulai Penggunaan Pesanan Pembelian

Kami harap artikel ini bermanfaat bagi Anda dan membantu Anda memahami lebih baik apa itu pesanan pembelian serta mengapa hal ini sangat penting. Jika diterapkan dengan benar, pesanan pembelian akan membantu Anda memantau kebutuhan persediaan dan mengambil keputusan keuangan yang tepat untuk perusahaan Anda.

Perangkat lunak pengadaan berbasis cloud seperti ADAM dapat mempermudah dan meningkatkan keandalan pekerjaan Anda dengan menangani tugas-tugas rumit tersebut untuk Anda. Otomatiskan proses pesanan pembelian Anda bersama kami sekarang juga.

FAQ

Bagaimana cara kerja pesanan pembelian?

Pesanan pembelian merinci barang-barang yang disetujui untuk dibeli oleh pembeli dengan harga tertentu. Dokumen ini juga mencantumkan tanggal pengiriman dan ketentuan pembayaran bagi pembeli.

Bagaimana proses pembayaran pesanan pembelian?

Pembeli membuat pesanan pembelian yang akan dipenuhi oleh penjual. Penjual kemudian menerbitkan faktur untuk barang atau jasa yang dibeli. Pembeli kemudian membayar barang tersebut.

Mana yang lebih dulu, pesanan penjualan atau pesanan pembelian?

Pembeli menggunakan pesanan pembelian untuk memulai proses pembelian dengan vendor. Setelah menerima pesanan pembelian dari pembeli, vendor menerbitkan pesanan penjualan kepada pembeli, memverifikasi detail, dan menyetujui pembelian tersebut.

Apakah pesanan pembelian dapat dibatalkan?

Pesanan pembelian dapat dibatalkan setelah diterbitkan, selama vendor belum menerima pembayaran. Pembeli yang bertanggung jawab atas penerbitan pesanan pembelian tersebut akan menerima permintaan pembatalan.

Hubungi Kami

Proses procurement atau pengadaan yang modern biasanya melibatkan solusi digital seperti e-procurement system. Sistem ini dirancang untuk membantu proses yang biasanya tidak tercakup di proses pengadaan atau purchasing secara general. Di era banyak perusahaan menggunakan ERP, biasanya sistem ERP sudah memiliki modul purchasing yang terintegrasi. Tapi tidak semua sistem ERP memiliki fungsi untuk sourcing atau pencarian dan pengelolaan vendor. Padahal jika kita lihat pada alur proses procurement di atas terdapat fungsi seperti RFQ, Pencarian Vendor, Pengelolaan Kontrak, dll, yang juga merupakan satu kesatuan proses Procurement. Sehingga di banyak perusahaan, proses yang tidak termasuk dalam fungsi ERP umumnya ini dilakukan oleh bagian pengadaan atau legal secara manual.

SupplyCart Adam adalah solusi e-procurement yang telah digunakan di puluhan perusahaan di Asia, memberikan kemudahan untuk proses Procurement seperti:

• Vendor Registration
• RFQ dan RFx
• Tender Qualification
• Awarding
• Hingga integrasi proses Procure to Pay dengan ERP

Dengan eProcurement ADAM, perusahaan yang sudah menggunakan ERP bisa memiliki proses procurement yang ter-digitalisasi secara penuh. Sehingga akan mengefisiensikan proses, mengurangi kompleksitas pengelolaan dokumen, dan meningkatkan keamanan dan akuntabilitas proses. Hubungi tim kami untuk mendapatkan informasi lebih lengkap tentang e-procurement Adam.

Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP) bukan lagi sekadar proyek instalasi software, tetapi sudah menjadi bagian dari transformasi strategis perusahaan. Banyak perusahaan menginvestasikan biaya besar untuk ERP dengan harapan dapat meningkatkan efisiensi operasional, memperkuat pengambilan keputusan, dan mengintegrasikan seluruh proses bisnis dalam satu sistem. Namun, tidak semua implementasi ERP berjalan sukses.

Keberhasilan implementasi ERP tidak hanya diukur dari sistem yang berhasil “go-live”, tetapi juga dari seberapa besar sistem tersebut mampu mendukung tujuan bisnis perusahaan dalam jangka panjang. Dalam materi Critical Success Factors in ERP Implementation, dijelaskan bahwa ERP saat ini berkembang dari sekadar system of record menjadi system of intelligence yang mendukung pengambilan keputusan berbasis data.

Oleh karena itu, perusahaan perlu memahami faktor-faktor penting yang menentukan keberhasilan implementasi ERP agar investasi yang dilakukan benar-benar memberikan hasil optimal.

Apa yang Dimaksud dengan Implementasi ERP?

Implementasi ERP adalah proses penerapan sistem terintegrasi yang menghubungkan berbagai fungsi bisnis seperti keuangan, inventori, produksi, pembelian, penjualan, hingga manajemen operasional dalam satu platform. ERP membantu perusahaan menciptakan:

• Data digital yang lebih akurat dan terpercaya
• Kolaborasi antar divisi yang lebih baik
• Kemampuan adaptasi bisnis terhadap perubahan pasar
• Efisiensi proses operasional
• Pengambilan keputusan yang lebih cepat

Menurut materi presentasi, perusahaan modern membutuhkan data yang reliabel, fungsi bisnis yang saling terhubung, dan kemampuan adaptasi pasar untuk mempertahankan daya saing.

Mengapa Banyak Implementasi ERP Gagal?

Meskipun ERP menawarkan banyak manfaat, implementasinya sering menghadapi berbagai tantangan. Banyak perusahaan gagal karena menganggap ERP hanya sebagai proyek teknologi, padahal implementasi ERP melibatkan perubahan budaya kerja, proses bisnis, hingga cara pengambilan keputusan.

Dalam materi disebutkan bahwa ERP sekarang bukan lagi “software project”, melainkan “strategic transformation project”. Artinya, keberhasilan ERP sangat dipengaruhi oleh kesiapan organisasi secara keseluruhan, bukan hanya kesiapan teknologi.

Mengapa Banyak Implementasi ERP Gagal?

Meskipun ERP menawarkan banyak manfaat, implementasinya sering menghadapi berbagai tantangan. Banyak perusahaan gagal karena menganggap ERP hanya sebagai proyek teknologi, padahal implementasi ERP melibatkan perubahan budaya kerja, proses bisnis, hingga cara pengambilan keputusan.

Faktor Penentu Keberhasilan Implementasi ERP

Implementasi ERP tidak hanya soal memasang software, tetapi juga bagaimana perusahaan mampu menyesuaikan proses bisnis, karyawan, dan strategi kerja agar sistem dapat berjalan maksimal. Berikut beberapa faktor penting yang menentukan keberhasilan implementasi ERP.

1.Dukungan Manajemen dan Eksekutif

Salah satu faktor paling penting dalam implementasi ERP adalah dukungan penuh dari manajemen dan pimpinan perusahaan. Dalam materi disebutkan bahwa Executive Support menjadi salah satu Critical Success Factors utama. Dukungan manajemen penting karena:

• ERP membutuhkan investasi besar
• Proses implementasi melibatkan banyak divisi
• Perubahan sistem kerja sering memunculkan resistensi
• Dibutuhkan keputusan cepat saat terjadi kendala proyek

Tanpa dukungan pimpinan, implementasi ERP biasanya berjalan lambat, tidak terarah, dan sulit diterapkan secara menyeluruh.

2.Menentukan Tujuan Implementasi yang Jelas

Implementasi ERP harus memiliki tujuan yang jelas sejak awal. Banyak perusahaan gagal karena tidak memiliki target yang terukur dan hanya mengikuti tren digitalisasi tanpa memahami kebutuhan bisnis sebenarnya.

Tujuan implementasi ERP sebaiknya disesuaikan dengan strategi bisnis perusahaan. Contohnya seperti meningkatkan efisiensi operasional, mempercepat laporan keuangan, mengurangi kesalahan input data, atau meningkatkan integrasi antar divisi. Dengan tujuan yang jelas, perusahaan dapat lebih mudah menentukan prioritas implementasi, mengukur hasil proyek, dan mengevaluasi keberhasilan sistem ERP setelah digunakan.

3.Struktur Tim Implementasi yang Baik

Implementasi ERP melibatkan banyak pihak, mulai dari manajemen, divisi IT, konsultan, hingga pengguna akhir. Karena itu, perusahaan membutuhkan struktur organisasi proyek yang jelas agar koordinasi berjalan efektif. Dalam implementasi ERP biasanya terdapat beberapa peran penting seperti Project Manager, Process Owner, Technical Team, Business Consultant, hingga Super User. Masing-masing memiliki tanggung jawab berbeda dalam memastikan proyek berjalan sesuai rencana. Struktur tim yang jelas membantu perusahaan dalam:

• Mempercepat komunikasi antar divisi
• Mengurangi miskomunikasi
• Mempermudah penyelesaian masalah
• Menjaga proses implementasi tetap terarah

Tanpa pembagian tugas yang jelas, implementasi ERP sering mengalami keterlambatan dan konflik internal.

4.Memilih Strategi Implementasi yang Tepat

Setiap perusahaan memiliki kebutuhan bisnis yang berbeda, sehingga strategi implementasi ERP juga harus disesuaikan dengan kondisi perusahaan. Beberapa strategi implementasi ERP yang umum digunakan antara lain:

• Big Bang, Seluruh sistem lama langsung diganti dengan ERP baru dalam satu waktu. Strategi ini lebih cepat, tetapi memiliki risiko tinggi karena jika terjadi kesalahan, seluruh operasional perusahaan dapat terganggu.
• Phased Approach, Implementasi dilakukan secara bertahap berdasarkan divisi atau modul tertentu. Strategi ini lebih aman karena perusahaan memiliki waktu untuk beradaptasi, meskipun prosesnya lebih lama.
• Parallel Approach, Sistem lama dan sistem ERP baru dijalankan bersamaan untuk sementara waktu. Strategi ini membantu mengurangi risiko kehilangan data, tetapi membutuhkan biaya operasional lebih besar.
• Pilot Approach, ERP diterapkan terlebih dahulu pada satu bagian perusahaan sebagai percobaan sebelum digunakan secara penuh. Strategi ini cocok untuk perusahaan yang ingin mengurangi risiko implementasi.

5.Minimalisasi Kustomisasi Sistem

Banyak perusahaan gagal dalam implementasi ERP karena terlalu banyak melakukan kustomisasi sistem. Materi menyebutkan bahwa minimal customization merupakan salah satu prinsip penting keberhasilan ERP. Terlalu banyak modifikasi dapat menyebabkan:

• Biaya implementasi membengkak
• Sistem menjadi rumit
• Upgrade ERP menjadi sulit
• Risiko error meningkat

Karena itu, perusahaan sebaiknya menyesuaikan proses bisnis dengan best practice ERP, bukan memaksa ERP mengikuti seluruh proses lama perusahaan.

6.Integrasi Data yang Baik

ERP berfungsi sebagai pusat data perusahaan. Jika integrasi data buruk, maka seluruh proses bisnis dapat terganggu. Materi menekankan pentingnya integration integrity untuk mengurangi risiko kegagalan antar sistem. Data yang terintegrasi dengan baik membantu perusahaan:

• Menghindari duplikasi data
• Mempercepat akses informasi
• Mempermudah analisis bisnis
• Mendukung pengambilan keputusan real-time

7.Pelatihan dan Adaptasi Pengguna

Salah satu penyebab utama kegagalan ERP adalah pengguna yang tidak siap menggunakan sistem baru. Karena itu, perusahaan perlu memberikan:

• Pelatihan sistem ERP
• Simulasi penggunaan
• Pendampingan selama implementasi
• Sosialisasi manfaat ERP

Dalam materi, faktor Humanizing ERP menjadi salah satu elemen penting keberhasilan implementasi. ERP bukan hanya tentang teknologi, tetapi juga tentang manusia yang menggunakannya setiap hari.

8.Pengelolaan Perubahan (Change Management)

ERP sering mengubah alur kerja perusahaan secara signifikan. Jika perubahan tidak dikelola dengan baik, maka resistensi dari karyawan akan muncul. Perusahaan harus memastikan bahwa:

• Seluruh tim memahami tujuan implementasi
• Perubahan proses dijelaskan dengan baik
• Komunikasi antar tim berjalan lancar
• Masalah pengguna ditangani dengan cepat

Indikator Implementasi ERP yang Berhasil

Berikut beberapa indikator keberhasilan implementasi ERP:

• Operasional Lebih Efisien, Proses bisnis menjadi lebih cepat dan otomatis.
• Data Lebih Akurat, Informasi antar divisi terintegrasi dalam satu sistem.
• Pengambilan Keputusan Lebih Cepat, Manajemen dapat melihat laporan secara real-time.
• Produktivitas Meningkat, Pekerjaan manual berkurang dan koordinasi tim lebih baik.
• ROI Sesuai Target, Investasi ERP memberikan manfaat finansial bagi perusahaan.
• Pengguna Aktif Menggunakan Sistem, Karyawan mampu menggunakan ERP dengan baik dalam aktivitas sehari-hari.

ERP di Era AI: Apakah Masih Relevan?

Di era Artificial Intelligence, banyak perusahaan mulai mempertanyakan relevansi ERP. Namun dalam materi dijelaskan bahwa AI tidak menggantikan ERP, melainkan memperkuat kemampuan ERP. ERP modern kini berkembang menjadi:

• Sistem berbasis AI
• Analitik prediktif
• Otomatisasi data
• Interface berbasis percakapan
• Sistem modular yang terintegrasi

Karena itu, keberhasilan implementasi ERP ke depan tidak hanya bergantung pada teknologi, tetapi juga kemampuan perusahaan memanfaatkan data dan AI secara strategis.

Hubungi Kami

Sejak 1999, Inti Data Utama (IDU) telah membantu ratusan perusahaan skala kecil dan menengah mencapai potensi maksimal mereka. Selama lebih dari 20 tahun, Inti Data Utama (IDU) telah mapan sebagai penyedia solusi ERP terkemuka di Indonesia. Keahlian ini menjadikan mereka pilihan utama untuk kebutuhan transformasi digital bisnis Anda.

Kami bekerja sama dengan mitra kelas dunia seperti SAP dan Microsoft untuk memberikan solusi teknologi yang tepat guna. IDU telah melayani lebih dari 250 klien di Indonesia dan Asia. Ini membuktikan kemampuan kami meningkatkan efisiensi serta produktivitas bisnis di sektor manufaktur, distribusi, dan ritel.

Berkantor pusat di Jakarta, IDU memiliki cabang di Bandung dan Surabaya. Ini memungkinkan kami melayani pelanggan secara luas serta menyeluruh di seluruh Indonesia dan Asia.

Perkembangan Artificial Intelligence (AI) membuat banyak perusahaan mulai mempertanyakan apakah Enterprise Resource Planning (ERP) masih relevan digunakan. Kehadiran software AI yang mampu melakukan otomatisasi pekerjaan memunculkan anggapan bahwa ERP akan tergantikan oleh teknologi yang lebih modern. Namun pada kenyataannya, ERP justru semakin berkembang dan menjadi fondasi utama dalam transformasi digital perusahaan.

ERP tetap dibutuhkan karena perusahaan modern memerlukan sistem yang mampu mengintegrasikan seluruh proses bisnis dalam satu platform. AI memang dapat membantu otomatisasi pekerjaan, tetapi AI tetap membutuhkan data yang terstruktur dan terpusat agar dapat bekerja secara optimal. Dalam hal ini, ERP berfungsi sebagai pusat data utama perusahaan.

Kebutuhan Bisnis Modern terhadap ERP

Di era digital saat ini, perusahaan membutuhkan data yang akurat, cepat, dan mudah diakses. Bisnis modern membutuhkan tiga hal utama, yaitu:

• data digital yang reliabel
• integrasi antar fungsi bisnis
• dan kemampuan beradaptasi terhadap perubahan pasar

ERP membantu seluruh divisi perusahaan seperti finance, sales, purchasing, warehouse, dan produksi agar dapat saling terhubung dalam satu sistem. Dengan integrasi tersebut, perusahaan dapat mengambil keputusan lebih cepat karena semua data tersedia secara real-time. Selain itu, ERP juga membantu perusahaan meningkatkan kolaborasi antar departemen sehingga proses bisnis menjadi lebih efisien dan terorganisir.

Evolusi ERP dari Sistem Administrasi Menjadi Sistem Cerdas

ERP mengalami perkembangan yang sangat besar dalam beberapa tahun terakhir. ERP generasi lama umumnya hanya digunakan sebagai sistem pencatatan transaksi dan laporan perusahaan. Sistem tersebut bersifat administratif dan lebih fokus pada penyimpanan data.

Namun sekarang ERP telah berevolusi menjadi “system of intelligence” yang didukung teknologi AI. ERP modern tidak hanya menyimpan data, tetapi juga mampu membantu perusahaan melakukan analisis dan pengambilan keputusan bisnis.

Perubahan ini membuat ERP menjadi lebih strategis dibanding sebelumnya. ERP kini mampu memberikan insight bisnis secara otomatis berdasarkan data perusahaan yang terus diperbarui.

Peran AI dalam Evolusi ERP

Teknologi AI membawa banyak perubahan dalam sistem ERP modern. Beberapa kemampuan baru ERP berbasis AI antara lain:

• otomatisasi input data
• penggunaan chatbot dan conversational interface
• analisis prediktif
• rekomendasi keputusan bisnis
• hingga deteksi kesalahan data secara otomatis

Jika sebelumnya proses input data dilakukan secara manual dan memakan waktu, kini AI dapat membantu membaca dokumen, mengenali pola data, bahkan menjalankan proses otomatis tanpa campur tangan manusia secara penuh. Hal ini membuat operasional perusahaan menjadi lebih cepat, efisien, dan minim human error.

Pentingnya Adaptasi dalam Dunia Bisnis

Bagaimana perusahaan harus mampu beradaptasi dengan perubahan pasar. Banyak perusahaan gagal bukan karena kurang teknologi, tetapi karena tidak mampu menyesuaikan diri dengan perkembangan industri.

Contoh yang dibahas adalah kegagalan Express Taxi dalam menghadapi perkembangan ride-hailing digital. Sementara perusahaan lain mampu bertahan karena lebih cepat melakukan transformasi bisnis dan teknologi.ERP membantu perusahaan menjadi lebih adaptif karena seluruh data bisnis dapat dipantau secara cepat dan terintegrasi.

ERP Modern Lebih Fleksibel dan Mudah Terintegrasi

ERP generasi lama biasanya bersifat monolitik atau menggunakan satu sistem besar dari satu vendor. Saat ini ERP berkembang menjadi modular-integrated system yang lebih fleksibel. ERP modern dapat diintegrasikan dengan berbagai teknologi lain seperti:

• AI tools
• cloud computing
• business intelligence
• aplikasi mobile
• e-commerce
• hingga dashboard analytics

AI Tidak Sepenuhnya Bisa Menggantikan ERP

Meskipun AI berkembang sangat pesat, AI tetap belum mampu menggantikan kompleksitas proses bisnis nyata. Setiap perusahaan memiliki kebutuhan, budaya kerja, dan strategi bisnis yang berbeda.

Dalam implementasi ERP terdapat konsep “best fit”, yaitu penyesuaian sistem dengan kondisi bisnis perusahaan yang sebenarnya. Proses ini membutuhkan analisis manusia karena AI belum mampu memahami seluruh aspek operasional dan kebijakan bisnis secara menyeluruh. Selain itu, proses bisnis juga berkaitan erat dengan regulasi, perpajakan, dan pengendalian perusahaan yang membutuhkan validasi manusia.

Hubungi Kami

Sejak 1999, Inti Data Utama (IDU) telah membantu ratusan perusahaan skala kecil dan menengah mencapai potensi maksimal mereka. Selama lebih dari 20 tahun, Inti Data Utama (IDU) telah mapan sebagai penyedia solusi ERP terkemuka di Indonesia. Keahlian ini menjadikan mereka pilihan utama untuk kebutuhan transformasi digital bisnis Anda.

Kami bekerja sama dengan mitra kelas dunia seperti SAP dan Microsoft untuk memberikan solusi teknologi yang tepat guna. IDU telah melayani lebih dari 250 klien di Indonesia dan Asia. Ini membuktikan kemampuan kami meningkatkan efisiensi serta produktivitas bisnis di sektor manufaktur, distribusi, dan ritel.

Berkantor pusat di Jakarta, IDU memiliki cabang di Bandung dan Surabaya. Ini memungkinkan kami melayani pelanggan secara luas serta menyeluruh di seluruh Indonesia dan Asia.