pengadaan

Peran pengadaan terus berubah dan pendekatan baru pun diperlukan. Para pemimpin di bidang pengadaan mengubah proses lama dan menggantinya dengan etos, metode, serta teknologi baru. Namun, penyesuaian ini juga membutuhkan kerja sama dari semua departemen di seluruh organisasi untuk membangun hubungan yang baik dengan para pemangku kepentingan.

Tidak ada jawaban baku untuk melakukan transformasi dengan cepat dan membangun keterlibatan yang efektif. Meskipun demikian, praktik terbaik tetap ada dan pendekatan tertentu dapat diterapkan untuk memastikan transformasi pengadaan yang sukses dan berkelanjutan. Kami telah merangkum beberapa tips untuk membantu Anda berinteraksi dengan berbagai pemangku kepentingan secara lebih efektif:

1.Menyelaraskan Proses dan Sasaran

Menyelaraskan proses operasional akan meningkatkan kelancaran alur kerja antara pimpinan pengadaan dan para pemangku kepentingan guna membangun tim yang lebih lintas fungsi.

Selain itu, penting pula untuk memastikan keselarasan tujuan strategis dengan pemangku kepentingan dengan melibatkan mereka dalam proses pengadaan. Hal ini dapat dilakukan dengan memastikan semua pihak memahami tujuan kegiatan tersebut dan memberikan pembaruan perkembangan secara berkala.

Dengan demikian, mengintegrasikan kedua elemen ini tidak hanya akan membantu menyederhanakan proses pengadaan, tetapi juga organisasi secara keseluruhan sebagai tanggung jawab bersama di antara berbagai pemangku kepentingan di dalam organisasi.

2.Memahami Peran Bagian Pengadaan

Peran tradisional bagian pengadaan sering kali terpinggirkan karena dalam banyak kasus dianggap sekadar sebagai penghemat biaya dalam suatu organisasi.

Dengan mengubah narasi mengenai peran mereka kepada rekan-rekan kerja, bagian pengadaan memiliki peluang lebih besar untuk melibatkan pemangku kepentingan utama agar menjadi agen perubahan dan membawa organisasi ke tingkat yang sama sekali baru. Lakukan komunikasi yang lebih intensif untuk membantu pemangku kepentingan lebih memahami peran lain dari fungsi pengadaan dalam bisnis mereka. Pahami dengan lebih baik apa peran utama masing-masing departemen, tantangan sehari-hari, serta tujuan yang mereka tetapkan untuk diri mereka sendiri guna meningkatkan citra fungsi pengadaan di dalam organisasi. Untuk meningkatkan citra fungsi pengadaan, para pemimpin perlu memahami peran departemen lain dalam organisasi dan ho

3.Meningkatkan transparansi kegiatan pengadaan

Fokus utama fungsi pengadaan tidak boleh hanya dipandang sebagai upaya penghematan biaya bagi organisasi, karena hal itu hanya akan menutupi visibilitas kompetensi pengadaan lainnya. Sebaliknya, fokus tersebut juga harus mencakup kemampuan lain, termasuk mencari pemasok yang berkelanjutan, memitigasi risiko, dan meningkatkan kepatuhan. Dengan demikian, visibilitas kegiatan pengadaan dapat ditingkatkan. Selanjutnya, para pemimpin pengadaan dapat mulai berfokus pada inovasi di luar penghematan biaya serta manfaat tambahannya, seperti:

• Manajemen risiko
• Konsultasi CSR
• Keahlian keuangan
• Konsultasi internasional dan domestik
• Inovator

Akibatnya, setelah mitra strategis dan manfaatnya diakui, para pemimpin pengadaan dapat mulai mencari metrik untuk mengukur kesuksesan mereka di bagian lain dari bisnis dan mempertahankan kesuksesan proses pengadaan.

4.Pengelolaan Komunikasi dan Dukungan Organisasi

Beradaptasi dengan perubahan bisa jadi tidak nyaman, dan hal yang sama berlaku saat menerapkan strategi pengadaan baru. Untuk memastikan transisi yang lancar bersama para pemangku kepentingan, komunikasi yang berkelanjutan perlu dijaga. Hal ini membantu menegaskan kembali bahwa setiap sudut pandang pemangku kepentingan sangat dihargai oleh tim pengadaan. Dengan demikian, mereka cenderung bersedia melaksanakan strategi baru dan menyelesaikan tugas di bagian mereka, yang pada akhirnya mendorong pertumbuhan organisasi.

Banyak organisasi menyadari pentingnya keterlibatan pemangku kepentingan. Meskipun demikian, upaya untuk melibatkan mereka secara efektif seringkali kurang optimal. Selain itu, mentransformasi proses pengadaan perusahaan bukanlah tugas yang mudah, namun proses ini dapat disederhanakan jika setiap departemen memiliki pemahaman yang lebih baik tentang peran masing-masing dalam organisasi. Hal ini memerlukan kolaborasi yang efektif dan meningkatkan pertumbuhan bisnis jangka panjang.

Bekerja sama dengan berbagai pemangku kepentingan untuk pengadaan yang lancar dapat memakan waktu, dan kami memahami apa yang perlu Anda lalui untuk menyederhanakan proses tersebut. Oleh karena itu, kami siap mendampingi Anda di setiap langkah untuk memastikan Anda dapat menjalani proses digitalisasi dengan mudah. Mulai dari konsultasi dengan anggota tim kami, membahas persyaratan bersama berbagai pemangku kepentingan, hingga berhasil mendigitalisasi proses pengadaan Anda dengan ADAM

Beralihlah untuk memaksimalkan dampak kolaborasi demi proses pengadaan yang bebas risiko.

Hubungi Kami

Proses procurement atau pengadaan yang modern biasanya melibatkan solusi digital seperti e-procurement system. Sistem ini dirancang untuk membantu proses yang biasanya tidak tercakup di proses pengadaan atau purchasing secara general. Di era banyak perusahaan menggunakan ERP, biasanya sistem ERP sudah memiliki modul purchasing yang terintegrasi. Tapi tidak semua sistem ERP memiliki fungsi untuk sourcing atau pencarian dan pengelolaan vendor. Padahal jika kita lihat pada alur proses procurement di atas terdapat fungsi seperti RFQ, Pencarian Vendor, Pengelolaan Kontrak, dll, yang juga merupakan satu kesatuan proses Procurement. Sehingga di banyak perusahaan, proses yang tidak termasuk dalam fungsi ERP umumnya ini dilakukan oleh bagian pengadaan atau legal secara manual.

SupplyCart Adam adalah solusi e-procurement yang telah digunakan di puluhan perusahaan di Asia, memberikan kemudahan untuk proses Procurement seperti:

• Vendor Registration
• RFQ dan RFx
• Tender Qualification
• Awarding
• Hingga integrasi proses Procure to Pay dengan ERP

Dengan eProcurement ADAM, perusahaan yang sudah menggunakan ERP bisa memiliki proses procurement yang ter-digitalisasi secara penuh. Sehingga akan mengefisiensikan proses, mengurangi kompleksitas pengelolaan dokumen, dan meningkatkan keamanan dan akuntabilitas proses. Hubungi tim kami untuk mendapatkan informasi lebih lengkap tentang e-procurement Adam.

Transformasi digital telah menjadi salah satu istilah yang paling populer di berbagai industri dan di kalangan para pemimpinnya, termasuk mereka yang memimpin bidang pengadaan.

Sama halnya dengan transformasi digital di bidang bisnis lainnya, digitalisasi pengadaan memberikan peluang bagi perusahaan untuk mengurangi inefisiensi dan ketidakakuratan yang mungkin timbul akibat metode pengadaan manual.

Sebagian besar perusahaan melakukan digitalisasi pengadaan dengan mengadopsi sistem e-Procurement.

Menerapkan sistem e-Procurement bukan sekadar langkah awal dalam transformasi digital bisnis Anda. Berikut alasan mengapa sistem e-Procurement bermanfaat bagi perusahaan Anda:

Visibilitas dan Transparansi Pengeluaran yang Lebih Baik

Memiliki sistem terpusat yang mengintegrasikan sebagian besar kegiatan pengadaan—mulai dari pencarian pemasok hingga pembayaran—serta mencatat data dari kegiatan-kegiatan tersebut. Dengan fungsi analitik bawaan yang mencerminkan data transaksi, perusahaan dapat mengambil keputusan yang didasarkan pada data untuk mengoptimalkan penghematan mereka.

Peningkatan Kepatuhan

Jika perusahaan Anda telah menetapkan pedoman pembelian internal, sistem e-Procurement dapat menyesuaikannya melalui fitur-fitur bawaan seperti kontrol PO dan alur kerja persetujuan.

Dengan demikian, pengguna dapat mematuhi ketentuan kepatuhan yang telah ditetapkan karena hal tersebut menjadi bagian dari proses pembelian mereka. Selain itu, para manajer dapat merasa tenang karena mengetahui bahwa pengguna melakukan pembelian sesuai dengan pedoman yang telah ditetapkan.

Pengurangan Biaya & Pengeluaran di Luar Kebijakan

Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, digitalisasi pengadaan dapat meminimalkan margin kesalahan yang biasanya terjadi pada proses pengadaan manual. Dengan demikian, pengurangan kesalahan tersebut juga akan menekan biaya yang terkait dengannya.

Berkat kemampuan sistem e-Procurement dalam meningkatkan kepatuhan terhadap peraturan, pengeluaran yang tidak terkendali atau pengeluaran di luar prosedur akan berkurang.

Standarisasi & Penyederhanaan Data

Melalui katalog elektronik yang terkelola, proses pembelian menjadi terstandarisasi sehingga menghilangkan masalah data yang tidak terstruktur yang sering kali mengganggu basis data perusahaan Anda.

Selain itu, sistem terpusat ini memperlancar proses bisnis dan mengintegrasikan data secara real-time, sehingga memberikan gambaran menyeluruh mengenai pengeluaran perusahaan kepada para pemangku kepentingan.

Rasakan manfaat sistem e-Procurement melalui platform berbasis cloud milik Supplycart, ADAM.

ADAM memungkinkan pengguna untuk menikmati pengalaman berbelanja yang intuitif dan mirip dengan pengalaman berbelanja konsumen, sekaligus tetap mematuhi ketentuan kepatuhan.

Digitalisasikan bisnis Anda dengan fitur-fitur seperti e-Sourcing, pengendalian PO, permintaan penawaran harga, analitik, dan banyak lagi, secara eksklusif di ADAM.

Hubungi Kami

Proses procurement atau pengadaan yang modern biasanya melibatkan solusi digital seperti e-procurement system. Sistem ini dirancang untuk membantu proses yang biasanya tidak tercakup di proses pengadaan atau purchasing secara general. Di era banyak perusahaan menggunakan ERP, biasanya sistem ERP sudah memiliki modul purchasing yang terintegrasi. Tapi tidak semua sistem ERP memiliki fungsi untuk sourcing atau pencarian dan pengelolaan vendor. Padahal jika kita lihat pada alur proses procurement di atas terdapat fungsi seperti RFQ, Pencarian Vendor, Pengelolaan Kontrak, dll, yang juga merupakan satu kesatuan proses Procurement. Sehingga di banyak perusahaan, proses yang tidak termasuk dalam fungsi ERP umumnya ini dilakukan oleh bagian pengadaan atau legal secara manual.

SupplyCart Adam adalah solusi e-procurement yang telah digunakan di puluhan perusahaan di Asia, memberikan kemudahan untuk proses Procurement seperti:

• Vendor Registration
• RFQ dan RFx
• Tender Qualification
• Awarding
• Hingga integrasi proses Procure to Pay dengan ERP

Dengan eProcurement ADAM, perusahaan yang sudah menggunakan ERP bisa memiliki proses procurement yang ter-digitalisasi secara penuh. Sehingga akan mengefisiensikan proses, mengurangi kompleksitas pengelolaan dokumen, dan meningkatkan keamanan dan akuntabilitas proses. Hubungi tim kami untuk mendapatkan informasi lebih lengkap tentang e-procurement Adam.