Meningkatkan Produktivitas dan Efisiensi dalam Organisasi Melalui Digitalisasi

Naik-Turunnya Produktivitas

Sangat mudah terjebak dalam situasi produktivitas yang rendah karena lingkungan kerja mungkin tidak mendukung. Di masa-masa sulit ini, penting untuk memanfaatkan teknologi sebagai solusi atas masalah ini.

Teknologi telah memberikan manfaat yang tak terbantahkan bagi kita dalam berbagai hal sejak revolusi industri hingga saat ini, dan kini menjadi salah satu solusi yang paling dicari oleh sebagian besar bisnis. Bisnis dapat memanfaatkan hal ini dengan menerapkan solusi perangkat lunak yang akan memperpendek waktu penyelesaian dan meningkatkan produktivitas, yang pada akhirnya akan berdampak pada pendapatan perusahaan, kepuasan karyawan, dan kepuasan pelanggan.

Apa yang Menghambat Anda

Pekerjaan manual memang efektif. Tak ada satu pun perusahaan yang berani sepenuhnya setuju dengan pernyataan ini, karena dalam pekerjaan manual, kesalahan manusia selalu menjadi risiko. Bekerja dari jarak jauh semakin menambah kerumitan pekerjaan manual, karena karyawan tidak dapat bertemu secara langsung untuk mendapatkan persetujuan, mendiskusikan kontrak, atau berkoordinasi dengan vendor.

Hal ini sangat memengaruhi proses pengadaan, karena proses tersebut memerlukan persetujuan dari berbagai departemen agar alur kerja pengadaan dapat terus berjalan.

Ada pepatah yang mengatakan, “Ajari seseorang cara memancing, dan kamu memberinya makan seumur hidupnya,” tetapi tanpa memberikan alat yang tepat untuk memancing, dia tidak dapat menjalankan pekerjaannya. Hal yang sama berlaku untuk bisnis; tanpa perangkat lunak yang tepat untuk menjalankan bisnis, karyawan akan kesulitan untuk produktif. Menggunakan kertas, pena, Excel, dan email tidak lagi dianggap efisien, melainkan menghambat pertumbuhan perusahaan.

Ada beberapa tips dan trik untuk meningkatkan produktivitas karyawan. Namun, perusahaan harus serius dan memiliki niat yang kuat dalam menerapkan solusi yang dapat meningkatkan produktivitas di antara para karyawannya.

Praktik Pengadaan yang Tidak Efisien

Kebutuhan untuk melakukan pembelian bermula dari kebutuhan itu sendiri. Ketika karyawan mengidentifikasi kebutuhan untuk melakukan pembelian, mereka harus mengisi formulir permintaan pembelian yang kemudian harus disetujui. Tugas kecil dan rutin ini mungkin tampak sepele, tetapi akumulasi dari tugas-tugas tersebut akan menghabiskan berjam-jam waktu karyawan dan pemberi persetujuan untuk bolak-balik dan menandatangani dokumen tanpa jejak audit yang memadai.

Namun, bayangkan saat-saat ketika Anda melewatkan membaca sebuah email atau harus menunggu atasan Anda menandatangani dokumen tersebut. Durasi proses tersebut tidak diragukan lagi akan memperpanjang waktu penyelesaian, serta mengurangi produktivitas karena satu hal selalu menunggu konfirmasi dari hal lainnya.

Solusi untuk Meningkatkan Produktivitas

Di tengah praktik-praktik yang tidak efisien, satu pertanyaan yang tetap muncul adalah “Bagaimana cara menjadi efisien dan produktif?”

1.Akses terhadap informasi

Jika Anda perlu membeli barang-barang yang dibutuhkan bisnis Anda, Anda memerlukan basis data yang berisi semua pemasok dan barang yang tersedia tanpa harus menelusuri halaman demi halaman situs web hanya untuk menemukan yang tepat.

Perangkat lunak terpusat yang mencakup daftar produk dari semua pemasok Anda akan mencegah karyawan Anda bolak-balik antar halaman untuk mencari barang yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Tingkat efisiensi tersebut akan langsung meningkatkan produktivitas karyawan karena mereka tidak lagi harus repot-repot mencari barang atau layanan yang sempurna.

2.Meningkatkan aksesibilitas

Kita semua pernah mendengar frasa “kapan saja, di mana saja” yang identik dengan kecepatan dan efisiensi. Namun, bagaimana jika efisiensi tersebut tercermin dalam bisnis Anda.

Bayangkan memiliki akses ke basis data terpusat yang berbasis cloud dan dapat diakses oleh semua karyawan Anda. Tidak diragukan lagi, produktivitas akan meningkat karena karyawan tetap dapat bekerja baik di rumah maupun di kantor.

3.Meningkatkan komunikasi dan kolaborasi

Dengan karyawan yang tersebar di berbagai entitas/lokasi, sulit untuk mempertahankan produktivitas karena Anda tidak memiliki kemudahan untuk sekadar menghampiri mereka dan bertanya.

Oleh karena itu, dengan menerapkan perangkat lunak permintaan, pengadaan hingga pembayaran yang mempercepat komunikasi, produktivitas karyawan akan meningkat. Perangkat lunak ini harus mencakup fitur yang memudahkan pertukaran dan penyampaian dokumen yang memerlukan perhatian mereka.

Kesalahpahaman telah menjadi penyebab kegagalan sebagian besar proyek, dan dengan adanya perangkat lunak komunikasi yang jelas antara karyawan, departemen pembelian, departemen keuangan, dan vendor, produktivitas menjadi jauh lebih mudah dicapai.

Masa Depan Produktivitas dan Efisiensi

Menjadi produktif bukanlah proses yang linier. Selalu ada saat-saat di mana Anda akan lebih produktif, dan ada pula saat-saat di mana menjadi produktif terasa seperti upaya yang berat. Penting untuk menyadari bahwa kita dapat menjadi produktif dengan meningkatkan hal-hal yang dapat kita kendalikan.

Dengan demikian, pilihan terbaik untuk meningkatkan produktivitas tanpa membebani karyawan Anda adalah dengan menerapkan solusi perangkat lunak seperti ADAM, yang mampu mendigitalkan kebutuhan pengadaan Anda.

FAQ

Apa saja aspek dalam proses pengadaan yang sering terhambat?

Setiap perusahaan memiliki kendala masing-masing dalam proses pengadaan; bagi sebagian perusahaan, kendalanya terletak pada proses persetujuan permintaan pembelian yang memakan waktu, sementara bagi yang lain, kendalanya adalah pembuatan Pesanan Pembelian yang harus akurat.

Apa saja solusi untuk meningkatkan produktivitas?

• Memiliki akses terhadap informasi
• Meningkatkan aksesibilitas
• Meningkatkan komunikasi

Apa itu proses pengadaan?

Proses pengadaan mencakup seluruh tahapan pembelian bisnis, mulai dari identifikasi kebutuhan hingga pembayaran di akhir proses.

Apa itu perangkat lunak pengadaan?

Perangkat lunak berbasis cloud yang mampu mendigitalkan proses pengadaan, termasuk penawaran harga yang dihasilkan secara otomatis, persetujuan online, dan konsolidasi vendor. Untuk mengetahui lebih lanjut tentang apa yang harus dicari dalam sistem e-Procurement yang baik, klik di sini.

Apa itu pesanan pembelian?

Pesanan pembelian adalah dokumen eksternal yang mengikat secara hukum antara pembeli dan penjual untuk mengonfirmasi penawaran harga. Untuk informasi lebih lanjut mengenai dokumen-dokumen yang terlibat dalam pengadaan, klik di sini.

Hubungi Kami

Proses procurement atau pengadaan yang modern biasanya melibatkan solusi digital seperti e-procurement system. Sistem ini dirancang untuk membantu proses yang biasanya tidak tercakup di proses pengadaan atau purchasing secara general. Di era banyak perusahaan menggunakan ERP, biasanya sistem ERP sudah memiliki modul purchasing yang terintegrasi. Tapi tidak semua sistem ERP memiliki fungsi untuk sourcing atau pencarian dan pengelolaan vendor. Padahal jika kita lihat pada alur proses procurement di atas terdapat fungsi seperti RFQ, Pencarian Vendor, Pengelolaan Kontrak, dll, yang juga merupakan satu kesatuan proses Procurement. Sehingga di banyak perusahaan, proses yang tidak termasuk dalam fungsi ERP umumnya ini dilakukan oleh bagian pengadaan atau legal secara manual.

SupplyCart Adam adalah solusi e-procurement yang telah digunakan di puluhan perusahaan di Asia, memberikan kemudahan untuk proses Procurement seperti:

• Vendor Registration
• RFQ dan RFx
• Tender Qualification
• Awarding
• Hingga integrasi proses Procure to Pay dengan ERP

Dengan eProcurement ADAM, perusahaan yang sudah menggunakan ERP bisa memiliki proses procurement yang ter-digitalisasi secara penuh. Sehingga akan mengefisiensikan proses, mengurangi kompleksitas pengelolaan dokumen, dan meningkatkan keamanan dan akuntabilitas proses. Hubungi tim kami untuk mendapatkan informasi lebih lengkap tentang e-procurement Adam.