Panduan Langkah demi Langkah untuk Proses dari PR ke PO
Berpindah dari Titik A ke Titik B
…seharusnya merupakan proses yang sederhana. Namun, ketika proses tersebut melibatkan pengurusan persetujuan, pengecekan stok, pencarian pemasok, serta penentuan harga, berpindah dari A ke B menjadi jauh lebih rumit.
Proses dari Permintaan Pembelian (PR) ke Pesanan Pembelian (PO) melibatkan semua kerumitan ini yang membuat perusahaan kehilangan berjam-jam waktu hanya untuk berpindah dari satu titik ke titik lainnya.
Dalam kasus seperti ini, mungkin terlihat menggoda untuk melewatkan proses PR ke PO sama sekali dan membeli langsung dari pemasok tanpa jejak dokumen. Namun, proses PR ke PO sangat penting dan akan membuat perusahaan berpikir dua kali sebelum memutuskan untuk membeli tanpa persetujuan.
Memanfaatkan Proses PR ke PO Secara Optimal
Proses PR ke PO sangat penting karena berbagai alasan. Proses ini jelas dapat memberikan cara pengeluaran yang lebih transparan, sekaligus memastikan kepatuhan dan pengendalian yang tepat telah diterapkan. Meskipun harus melalui beberapa tingkatan persetujuan, Permintaan Pembelian (PR) penting untuk menjaga akurasi serta mengidentifikasi kebutuhan dengan tepat.
Seringkali, perusahaan cenderung meminta dan membeli lebih dari yang dibutuhkan, yang menambah banyak kerumitan yang tidak ada waktu untuk mengurusnya. Oleh karena itu, memiliki alur persetujuan yang sistematis (tingkat wewenang) meningkatkan kualitas proses pembelian dengan meningkatkan efisiensi waktu dan biaya.
Selain itu, adanya Pesanan Pembelian (Purchase Order) memperjelas ekspektasi pembeli terhadap penjual dan memastikan proses pembelian dengan pemasok terformalisasi serta memiliki jejak dokumen berupa catatan riwayat dan audit untuk dipantau.
Rekan kerja Anda pasti akan berterima kasih atas kemudahan memiliki proses Permohonan Pembelian dan Pesanan Pembelian yang terstruktur, yang memberikan efisiensi dan efektivitas bagi proses pembelian bisnis.
PR ke PO: Langkah demi Langkah
Proses dari Permohonan Pembelian (PR) ke Pesanan Pembelian (PO) dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis; namun, secara umum, langkah-langkah dasar proses PR ke PO adalah sebagai berikut:
1.Membuat permohonan pembelian
Permohonan pembelian dibuat ketika seorang pengguna/karyawan yang berwenang dari perusahaan memiliki kebutuhan untuk membeli barang atau jasa.
2.Menyetujui Permohonan Pembelian
Setelah formulir permohonan pembelian diisi, formulir tersebut harus disetujui oleh beberapa pemangku kepentingan sesuai dengan tingkat wewenang yang ditetapkan di perusahaan, seperti:
- kepala departemen yang meminta barang atau jasa
- departemen pengadaan yang akan memeriksa ulang untuk memastikan hal tersebut diperlukan bagi bisnis.
- Pihak eksekutif (C-level) yang menyetujui batas jumlah jika melebihi batas tertentu
Jika permohonan ditolak (misalnya karena kurangnya justifikasi), maka proses akan dimulai kembali dari langkah no. 1.
3.Mencari Penawaran
Bagian pengadaan kemudian akan mencari penawaran dari berbagai pemasok yang perlu ditinjau untuk memastikan bahwa perusahaan mendapatkan nilai yang sepadan dengan uang yang dikeluarkan. Beberapa perusahaan bahkan memiliki persyaratan untuk mendapatkan jumlah penawaran minimum.
4.Pemilihan Penawaran
Beberapa aspek penawaran yang perlu diperhatikan adalah Harga dan Syarat Pembayaran. Setelah evaluasi cermat terhadap penawaran, pemasok akhir akan dipilih. Pemasok tersebut kemudian harus melalui proses tinjauan dan pendaftaran yang diperlukan sebelum perusahaan dapat bekerja sama dengannya.
5.Penerbitan Pesanan Pembelian
Setelah bisnis memilih penawaran yang dianggap terbaik, Pesanan Pembelian akan diterbitkan untuk mengonfirmasi penawaran dan melanjutkan proses pemesanan.
Dalam beberapa kasus, Pesanan Pembelian (PO) dimasukkan secara manual ke dalam Excel atau diketik ke dalam sistem akuntansi. Terkadang PO perlu diubah karena kesalahan manusia. Dengan PO manual, hal ini berarti harus mengubah, mencetak ulang, dan mengirimkan kembali PO kepada pemasok, yang merupakan proses yang merepotkan dan dapat dengan mudah diatasi menggunakan platform e-procurement dari procure to pay.
Setelah Pesanan Pembelian diterima oleh pemasok, langkah selanjutnya dalam proses pengadaan akan dimulai dan Anda dapat mengklik disini untuk membaca 7 tahap yang terlibat dalam proses tersebut.
Ayo Percepat Prosesnya
Perusahaan tidak luput dari masalah yang timbul akibat pandemi. Baik bekerja jarak jauh atau dari rumah maupun di kantor, Anda mungkin terlewatkan untuk meminta persetujuan atasan atau lupa mengingatkan mereka mengenai permintaan yang masih tertunda, yang pada akhirnya akan menunda waktu pengiriman produk atau layanan dan berdampak pada bisnis Anda.
Solusi untuk semua ini adalah beralih ke digital. Tim sering kali kesulitan dalam mengubah Permintaan Pembelian (PR) menjadi Pesanan Pembelian (PO), dan ini adalah sesuatu yang dapat dengan cepat dibuat oleh ADAM melalui ekspor CSV atau menggunakan fungsi-fungsi ADAM.
Dengan alur kerja Permintaan Pembelian ke Pesanan Pembelian yang telah didigitalisasi, bisnis dapat yakin bahwa proses Permintaan Pembelian ke Pesanan Pembelian mereka tetap berjalan lancar.
FAQ
Apa itu Permintaan Pembelian?
Permintaan Pembelian adalah dokumen internal yang memuat rincian barang atau jasa yang diminta oleh seorang karyawan dalam suatu organisasi.
Apa itu Pesanan Pembelian?
Pesanan Pembelian adalah dokumen eksternal yang diterbitkan oleh pembeli kepada penjual sebagai konfirmasi pembelian barang atau jasa.
Apa perbedaan antara Permintaan Pembelian dan Pesanan Pembelian?
Permintaan Pembelian dimaksudkan untuk meminta barang atau jasa dan umumnya tidak meninggalkan lokasi bisnis, sedangkan Pesanan Pembelian adalah dokumen yang mengikat secara hukum antara pembeli dan penjual untuk melanjutkan pembelian.
Untuk informasi lebih lanjut mengenai perbedaan antara Permintaan Pembelian dan Pesanan Pembelian, klik di sini
Apa itu proses dari Permintaan Pembelian hingga Pesanan Pembelian?
- Buat Permintaan Pembelian
- Setujui Permintaan Pembelian
- Terima penawaran harga
- Terbitkan Pesanan Pembelian
Apa itu Permintaan Pembelian dan Pesanan Pembelian yang didigitalisasi?
Perangkat lunak yang mengelola proses Permintaan Pembelian dan Pesanan Pembelian melalui platform online. Untuk informasi lebih lanjut mengenai digitalisasi proses Permintaan Pembelian dan Pesanan Pembelian, klik di sini.
Hubungi Kami
Jangan biarkan bisnis Anda terjebak proses pembelian manual yang lambat, rawan human error, dan sulit dilacak. Sistem Purchase Order yang tepat mengubah seluruh alur pengadaan dari pengajuan, persetujuan, hingga pelacakan menjadi otomatis, transparan, dan terintegrasi penuh dengan keuangan serta inventaris Anda. Bayangkan: tidak ada lagi PO yang hilang, approval yang tertahan berhari-hari, atau pengeluaran yang sulit dikontrol.
Baik Anda UKM yang baru berkembang maupun perusahaan dengan volume transaksi tinggi, ada sistem PO yang pas dengan kebutuhan, skala, dan budget Anda.
Saatnya beralih dari kertas dan spreadsheet ke sistem yang benar-benar bekerja untuk Anda. Coba sekarang dan rasakan sendiri bedanya!
