Pesanan Pembelian vs Permohonan Pembelian: Apa perbedaannya?

Semua Tentang PR/PO

Baik Permohonan Pembelian (PR) maupun Pesanan Pembelian (PO) merupakan dokumen penting dalam alur pengadaan. Ini merupakan langkah selanjutnya setelah mengidentifikasi kebutuhan akan suatu produk atau layanan dan melibatkan berbagai departemen dalam perusahaan.

Namun, terdapat berbagai dokumen lain yang terlibat dalam alur pengadaan dan Anda dapat membaca lebih lanjut tentangnya dengan mengklik di sini.

Kembali ke PR dan PO, Pada intinya, Permintaan Pembelian adalah dokumen internal yang menguraikan permintaan akan persediaan, produk, atau layanan, sedangkan Pesanan Pembelian adalah dokumen eksternal yang digunakan untuk mengonfirmasi permintaan pembeli atas suatu pesanan dan juga mengikat secara hukum.

Dalam arti tertentu, Purchase Order berfungsi sebagai pengganti uang tunai dengan mengonfirmasi pesanan tanpa harus melakukan pembayaran. Setelah pesanan tiba dalam kondisi prima, nota pengiriman dan faktur harus disediakan agar departemen keuangan pembeli dapat melakukan 3 way matching, membuat tagihan, dan baru kemudian pemasok akan dibayar

Dokumen-dokumen ini memungkinkan perusahaan merencanakan pembelian, mengendalikan pengeluaran, dan menjaga transparansi dalam pengeluaran, yang akan bermanfaat bagi operasional baik dalam jangka pendek maupun panjang.

Perbedaan

…lebih dari sekadar perbedaan kata-kata, karena terdapat empat aspek utama dari Permintaan Pembelian dan Pesanan Pembelian yang dapat dibedakan.

1.Semua Ada pada Detailnya

Permohonan Pembelian dan Pesanan Pembelian adalah dua dokumen berbeda yang memuat informasi yang berbeda pula. Permohonan Pembelian umumnya mencakup detail-detail berikut:

• departemen pemohon
• informasi pemasok
• deskripsi, jumlah, dan perkiraan harga barang atau jasa.
• alasan pembelian

Sementara itu, Pesanan Pembelian akan mencakup detail-detail berikut:

• nomor PO
• informasi pembeli dan pemasok
• alamat penagihan dan pengiriman
• deskripsi, jumlah, dan harga yang disepakati untuk barang atau jasa
• tanggal pengiriman yang diharapkan
• alamat faktur
• ketentuan pembayaran

2.Tujuan Akhir

Tujuan utama dari kedua dokumen ini mungkin merupakan perbedaan terbesar di antara keduanya. Permohonan Pembelian dimaksudkan untuk meminta izin memperoleh barang atau jasa tertentu, sedangkan Pesanan Pembelian berfungsi untuk mengukuhkan kesepakatan bahwa pembeli akan memesan dari pemasok, karena perusahaan tidak dapat lagi mengandalkan konfirmasi lisan.

3.Pihak yang Bertanggung Jawab

Pihak yang bertugas menyusun dokumen-dokumen ini juga bervariasi; sama halnya dengan Permintaan Pembelian, pihak yang mengisinya adalah karyawan perusahaan yang mengajukan pesanan. Sebaliknya, pihak yang mengelola Pesanan Pembelian dapat berasal dari departemen pembelian atau departemen keuangan.

4.Kepada Yang Terkait

Permohonan Pembelian melalui proses internal yang panjang karena harus dikirimkan kepada kepala departemen, departemen pembelian, dan departemen keuangan. Pesanan Pembelian, sebagai dokumen eksternal, akan dikirimkan oleh pembeli kepada pemasok untuk dipenuhi.

Kerja Sama antara PR dan PO

Hubungan antara kedua dokumen ini adalah bahwa Pesanan Pembelian dibuat setelah Permintaan Pembelian disetujui dan penawaran harga yang terkait dilampirkan serta diterima. Dengan segala kerumitan yang ada dalam proses Permintaan Pembelian dan Pesanan Pembelian, pertanyaan yang muncul dalam situasi ini adalah, “Bagaimana cara melacak semua dokumen ini?”

Solusi terbaik untuk hal ini adalah beralih ke sistem digital!

Perangkat lunak permohonan pembelian dan pesanan pembelian seperti ADAM menghilangkan kerumitan dalam melacak siapa yang giliran memberikan persetujuan, di mana dokumen tersebut terakhir disimpan, dan apakah pesanan yang tiba benar-benar sesuai dengan yang Anda pesan. Dan dengan itu, proses Anda dalam mengajukan permohonan barang dan mengirimkan Pesanan Pembelian menjadi lebih mudah!

FAQ

Apa itu Permohonan Pembelian?

Permohonan pembelian adalah dokumen internal yang diisi oleh seorang karyawan untuk meminta suatu barang. Dokumen ini akan ditinjau oleh kepala departemen, departemen pembelian, dan departemen keuangan, yang dapat menyetujui atau menolak permohonan tersebut.

Apa itu Pesanan Pembelian?

Pesanan pembelian adalah dokumen eksternal yang mengikat pembeli dan penjual secara hukum. Dokumen ini menguraikan syarat dan ketentuan pesanan yang dapat dinegosiasikan oleh pembeli dan penjual. Setelah kedua belah pihak menyetujui harga, pesanan barang dapat dilanjutkan.

Apa perbedaan antara Permintaan Pembelian dan Pesanan Pembelian?

Perbedaan utama antara Permintaan Pembelian dan Pesanan Pembelian adalah:

• Informasi
• Fungsi
• Pembuat
• Penerima

Apa perbedaan informasi antara Permintaan Pembelian dan Pesanan Pembelian?

Informasi dalam Permintaan Pembelian mencakup departemen pemohon, informasi vendor, rincian mengenai barang atau jasa, serta alasan pembelian.

Informasi yang tercantum dalam Pesanan Pembelian lebih berfokus pada pesanan itu sendiri, seperti nomor PO, informasi pembeli dan vendor, rincian mengenai barang atau jasa, tanggal pengiriman yang diharapkan, alamat faktur, serta syarat pembayaran untuk pesanan.

Apa itu Permintaan Pembelian dan Pesanan Pembelian Otomatis?

Permintaan Pembelian dan Pesanan Pembelian Otomatis adalah platform e-procurement online seperti ADAM, yang mendigitalkan proses dari Permintaan Pembelian (PR) hingga Pesanan Pembelian (PO) dari awal hingga akhir.

Hubungi Kami

Jangan biarkan bisnis Anda terjebak proses pembelian manual yang lambat, rawan human error, dan sulit dilacak. Sistem Purchase Order yang tepat mengubah seluruh alur pengadaan dari pengajuan, persetujuan, hingga pelacakan menjadi otomatis, transparan, dan terintegrasi penuh dengan keuangan serta inventaris Anda. Bayangkan: tidak ada lagi PO yang hilang, approval yang tertahan berhari-hari, atau pengeluaran yang sulit dikontrol.

Baik Anda UKM yang baru berkembang maupun perusahaan dengan volume transaksi tinggi, ada sistem PO yang pas dengan kebutuhan, skala, dan budget Anda.

Saatnya beralih dari kertas dan spreadsheet ke sistem yang benar-benar bekerja untuk Anda. Coba sekarang dan rasakan sendiri bedanya!sitas pengelolaan dokumen, dan meningkatkan keamanan dan akuntabilitas proses. Hubungi tim kami untuk mendapatkan informasi lebih lengkap tentang e-procurement Adam.