7 Langkah dalam Proses Purchase Request yang Efektif
Proses Purchase Request mungkin terdengar sesederhana membeli kebutuhan mingguan di supermarket. Namun, ingat kembali kesalahan yang sering kita lakukan saat berbelanja membeli barang yang sebenarnya tidak dibutuhkan, atau meninggalkan toko dengan dompet yang jauh lebih tipis dari yang diharapkan.
Pembelian dalam skala yang lebih besar tidak jauh berbeda. Bahkan, taruhannya jauh lebih tinggi. Banyak bisnis berakhir dengan stok berlebih yang mendatangkan lebih banyak kerugian daripada manfaat. Oleh karena itu, memiliki proses Purchase Request yang terstruktur bukan hanya membantu melainkan sangat penting untuk pengendalian keuangan dan efisiensi operasional.
Apa Itu Purchase Request?
Secara sederhana, Purchase Request (PR) yang juga dikenal sebagai Purchase Requisition adalah dokumen internal yang merinci barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Karena bersifat internal, dokumen ini harus mendapatkan persetujuan dari pihak terkait sebelum tim pengadaan mengirimkan Purchase Order (PO) ke vendor.
Dengan kata lain, PR berfungsi sebagai titik pemeriksaan pertama dalam alur pengadaan Anda. Dokumen ini memastikan bahwa setiap pembelian telah dibenarkan, dianggarkan, dan mendapat otorisasi yang tepat sebelum uang dikeluarkan.
Apakah Purchase Request Benar-Benar Diperlukan?
Jawabannya tergantung pada ukuran dan kompleksitas organisasi Anda. Perusahaan kecil mungkin masih bisa beroperasi tanpa proses Purchase Request yang formal. Namun, bagi perusahaan besar dengan ratusan karyawan, proses PR sangat berharga. Proses ini membantu melacak asal usul setiap permintaan pembelian tanpa perlu “bermain detektif” di berbagai departemen.
Selain itu, seiring pertumbuhan perusahaan, volume pembelian meningkat dengan cepat. Tanpa proses PR yang terstruktur, pengeluaran dapat dengan cepat di luar kendali. Oleh karena itu, menerapkan alur PR yang jelas sejak dini menghemat waktu, uang, dan tenaga dalam jangka panjang.
7 Langkah dalam Proses Purchase Request
Alur proses PR bisa dibuat sederhana atau kompleks, tergantung kebutuhan perusahaan. Namun tentu tak ada yang ingin proses yang panjang dan berbelit hingga berminggu-minggu hanya untuk mendapat persetujuan dari tim pengadaan. Oleh karena itu, proses PR harus fleksibel dan dapat disesuaikan. Meskipun menambahkan satu langkah persetujuan, manfaat yang diberikan jauh lebih besar dibanding kekurangannya.
Berikut adalah alur umumnya:
- Pengajuan Kebutuhan Proses dimulai ketika perusahaan memiliki kebutuhan pembelian. Bisa berupa alat tulis kantor hingga kebutuhan pantry, yang kemudian diisi ke dalam formulir PR.
- Persetujuan Internal Formulir PR yang telah diisi diajukan ke kepala departemen terkait untuk direview dan disetujui.
- Persetujuan Tim Purchasing dan Finance Setelah disetujui oleh kepala departemen, dokumen akan ditinjau oleh tim pengadaan dan keuangan. Mereka dapat menyetujui atau menolak berdasarkan urgensi dan ketersediaan anggaran.
- Permintaan Penawaran Harga (Quotation) Tim purchasing menghubungi beberapa vendor untuk meminta penawaran harga guna dibandingkan dari sisi biaya, keandalan, dan waktu pengiriman.
- Pembuatan Purchase Order (PO) Setelah penawaran dipilih, tim purchasing menerbitkan PO dan mengirimkannya ke vendor. PO ini merupakan kontrak resmi antara pembeli dan vendor.
- Penerimaan Barang Barang diterima dan dicek kesesuaiannya baik dari sisi jumlah maupun kualitas. Jika ada barang yang tidak sesuai, proses retur dilakukan di tahap ini.
- Pencocokan Tiga Dokumen (3-Way Matching) Untuk memastikan akurasi, dilakukan pencocokan antara Purchase Requisition, Purchase Order, dan Invoice dari vendor.
Tantangan Umum dalam Proses Purchase Request
Seperti yang terlihat dari langkah-langkah di atas, proses PR melibatkan banyak dokumen dan perpindahan antar berbagai pihak. Akibatnya, proses ini rentan terhadap beberapa tantangan umum:
- Dokumen dapat rusak, salah tempat, atau hilang selama perpindahan manual.
- Keterlambatan persetujuan terjadi ketika pengambil keputusan utama tidak tersedia.
- Kurangnya visibilitas pengeluaran membuat pengendalian anggaran menjadi sulit.
- Kesalahan manusia dalam entri data menyebabkan ketidakcocokan saat three-way matching.
Tantangan-tantangan ini semakin terasa seiring pertumbuhan perusahaan. Oleh karena itu, bisnis membutuhkan solusi yang lebih cerdas untuk mengelola proses Purchase Request secara efisien.
Kesimpulan
Menerapkan proses Purchase Requisition yang efisien adalah kunci untuk mengoptimalkan alur pengadaan Anda. Langkah selanjutnya adalah menyederhanakan proses Purchase Order Anda. Panduan kami tentang “7 Hal Penting yang Perlu Anda Ketahui tentang Purchase Order” dapat membantu Anda meningkatkan akurasi, menghemat waktu, dan memastikan komunikasi yang lancar di semua departemen.
Kenalan dengan ADAM: Solusi E-Procurement Otomatis
ADAM adalah penyedia solusi e-procurement terintegrasi yang membantu mengotomatiskan proses PR dari awal hingga akhir. Otomatisasi adalah solusi ideal untuk menyederhanakan alur PR Anda: mengurangi kesalahan manusia, meningkatkan transparansi pengeluaran, serta mempercepat produktivitas!
PR adalah dokumen internal yang merinci barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan sebelum Purchase Order diterbitkan ke vendor.
Purchase Order (PO) adalah dokumen yang dikirimkan ke vendor yang berisi rincian barang atau jasa yang ingin dibeli perusahaan. PO merupakan kontrak yang mengikat secara hukum antara kedua pihak.
– Pengajuan Kebutuhan
– Persetujuan Internal
– Persetujuan Tim Purchasing dan Finance
– Permintaan Penawaran Harga (Quotation)
– Pembuatan Purchase Order (PO)
– Penerimaan Barang
– Pencocokan Tiga Dokumen (3-Way Matching)
Tergantung pada ukuran perusahaan. Perusahaan kecil mungkin tidak memerlukannya, tetapi bagi perusahaan besar, PR (Purchase Requisition) penting untuk melacak asal usul permintaan.
Sistem e-procurement yang mengelola proses PR (Purchase Request/Requisition) secara digital dan tanpa kertas, membuat proses menjadi lebih efisien dan terdokumentasi dengan baik.
