7 Hal yang Perlu Anda Ketahui Tentang Pesanan Pembelian

Dokumen apa saja yang diperlukan saat melakukan pembelian? Anda mungkin akan langsung terpikir tentang ‘pesanan pembelian’. Istilah ‘pesanan pembelian’ sering terdengar ketika perusahaan melakukan transaksi barang atau jasa.

Namun, jika Anda belum pernah terlibat dalam proses pembelian bisnis sebelumnya, Anda mungkin bertanya-tanya mengapa perusahaan menggunakan pesanan pembelian. Pesanan pembelian ibarat perekat yang menyatukan perusahaan Anda. Pesanan pembelian memungkinkan Anda melacak pesanan dan menagih pembayaran dengan cepat. Setiap bisnis yang membutuhkan bahan baku atau jasa eksternal perlu menerbitkan pesanan pembelian, mungkin kepada beberapa vendor.

Untuk memberikan kejelasan yang lebih baik, kami telah merangkum 7 poin penting tentang pesanan pembelian yang perlu Anda ketahui.

1. Apa itu pesanan pembelian?

Pesanan pembelian, atau PO, adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli dan diserahkan kepada penjual untuk pembelian produk atau jasa yang ingin dibeli. Dokumen ini merupakan konfirmasi tertulis atas pesanan yang diajukan dan merupakan perjanjian yang mengikat secara hukum antara kedua belah pihak setelah disetujui oleh penjual.

2. Perintah Pembelian versus Faktur & Permintaan Pembelian

Setiap karyawan perlu mengetahui bahwa perintah pembelian tidak boleh disamakan dengan faktur. Meskipun keduanya mengandung unsur-unsur yang serupa, keduanya merupakan dua dokumen berbeda yang memiliki tujuan berbeda. Pembeli menerbitkan perintah pembelian, sedangkan faktur dibuat oleh penjual atau vendor yaitu individu atau perusahaan yang memasok bahan, barang, atau jasa. Ketika pesanan pembelian diterima, penjual akan mengatur pengiriman ke perusahaan bersama dengan nota pengiriman. Setelah itu selesai, pemasok atau vendor akan menerbitkan faktur kepada pembeli berdasarkan pesanan pembelian tersebut. Faktur adalah instrumen komersial untuk menagih pembeli atas barang dan/atau jasa yang disediakan.

Di sisi lain, permintaan pembelian (purchase requisition) juga berbeda dari pesanan pembelian (PO). Dibandingkan dengan PO, permintaan pembelian lebih mirip dokumen internal di mana seorang pengguna dari departemen tertentu ingin memulai proses pembelian produk atau jasa sesuai dengan kebijakan perusahaan dan tingkat persetujuan. Alasan, justifikasi, dan lampiran yang diperlukan biasanya harus disertakan dalam permintaan pembelian, seperti penawaran dari vendor atau beberapa vendor. Tidak ada pesanan khusus yang dibuat pada tahap ini, tetapi hanya melalui persetujuan internal yang diperlukan hingga setelah pemberi persetujuan akhir menyetujui, PO (purchase order) kemudian akan dibuat.

3. Jenis-jenis Pesanan Pembelian

Setiap perusahaan memiliki kebutuhan pengadaan yang berbeda, sehingga terdapat beberapa jenis pesanan pembelian (PO) yang digunakan sesuai kondisi bisnis. Berikut 4 jenis PO yang umum digunakan:

• Pesanan Pembelian Standar (Standard PO)
  Digunakan untuk pembelian satu kali dengan detail yang sudah jelas, seperti harga, jumlah, serta jadwal pembayaran dan pengiriman.
• Pesanan Pembelian Terencana (Planned PO/PPO)
  Digunakan ketika jenis barang atau jasa sudah diketahui, tetapi jumlah, harga, atau waktu pengiriman masih belum pasti dan akan ditentukan kemudian.
• Pesanan Pembelian Blanket (Blanket PO/BPO)
  Digunakan untuk pembelian berulang dalam jangka panjang dari satu pemasok tanpa menentukan jumlah dan jadwal pengiriman secara rinci, sehingga memungkinkan negosiasi harga yang lebih baik.
• Pesanan Pembelian Kontrak (Contract PO/CPO)
  Merupakan perjanjian jangka panjang yang mengatur syarat dan ketentuan pembelian dengan pemasok, sementara detail pesanan akan ditentukan melalui PO standar di masa mendatang.

4. Informasi yang Diperlukan dalam PO

Baik perusahaan Anda melakukan pembelian secara konvensional dengan menerbitkan dokumen kertas dan mengirimkannya ke vendor melalui faks atau pos, maupun membuat PO secara elektronik, ada beberapa informasi yang harus dicantumkan dalam format pesanan pembelian yang benar. Informasi yang diperlukan adalah:

• Nama perusahaan Anda,
• Tanggal penerbitan
• Jumlah, deskripsi, dan harga barang atau jasa per unit,
• Tanggal pengiriman, rincian penagihan, alamat pengiriman, dan alamat faktur perusahaan Anda,
• Ketentuan pembayaran, nomor pesanan pembelian, dan tanda tangan pemangku kepentingan yang relevan.

Saat ini, Anda dapat dengan mudah menemukan templat pesanan pembelian yang tepat dalam format Excel atau bahkan Word di internet. Dengan demikian, PO memainkan peran penting dalam sistem akuntansi dan memudahkan pencatatan. Meskipun bentuk akhir PO mungkin bervariasi tergantung pada bisnis, ada satu hal penting yang perlu diingat: semakin rinci sebuah PO, semakin besar nilai yang dihasilkan oleh setiap PO, yang pada akhirnya mengurangi risiko yang tidak perlu yang harus ditanggung oleh bisnis. Anda harus selalu mengkomunikasikan permintaan dengan jelas kepada vendor untuk menghindari kebingungan saat mereka menerima PO.

5. Langkah-langkah Proses Pesanan Pembelian

Dalam proses pesanan pembelian, terdapat berbagai tahapan yang terlibat. Proses PO merupakan bagian dari proses pengadaan yang lebih luas, yang mencakup konfirmasi dan penetapan kebutuhan aktual akan produk atau jasa sebelum pembelian. Proses ini juga mencakup pemprosesan pembayaran dan hasil audit. Hal-hal ini dapat bervariasi antar perusahaan, namun yang paling umum digunakan adalah :

1. Setelah persetujuan permintaan pembelian selesai, pesanan pembelian dibuat dan dikirim ke penjual atau vendor. Setelah pemasok atau vendor menerima PO, pesanan pembelian tersebut menjadi kontrak yang mengikat secara hukum antara Anda dan vendor.
2. Vendor akan mulai melakukan apa yang diminta untuk memenuhi pesanan.
3. Proses pencocokan tiga pihak (three-way matching) dilakukan oleh perusahaan Anda saat barang atau jasa dikirim atau diselesaikan oleh vendor. Selama proses ini, Anda memverifikasi pesanan pembelian, bukti penerimaan pesanan/daftar kemasan (nota pengiriman), dan faktur untuk memastikan keakuratan pesanan. Jika ditemukan ketidaksesuaian, Anda dapat meminta pengembalian hingga semua barang atau jasa lolos pemeriksaan kualitas dan persyaratan.
4. Terakhir, vendor menerbitkan faktur untuk pesanan tersebut dan Anda akan membayar faktur tersebut sesuai dengan syarat dan ketentuan yang tercantum dalam PO. Setelah proses pencocokan tiga pihak selesai, pesanan pembelian ditutup dan proses hutang dilakukan untuk membuat tagihan pada sistem akuntansi Anda setelah tim keuangan menyetujui faktur tersebut dan memasukkannya ke dalam catatan hutang.

6. Mengapa Pesanan Pembelian Penting bagi Bisnis Anda

Saat bisnis masih kecil, proses pesanan pembelian (PO) sering dilakukan secara informal karena jumlah transaksi masih sedikit. Namun, ketika perusahaan berkembang dan kebutuhan pembelian semakin kompleks, sistem PO menjadi penting untuk menjaga ketertiban dan menghindari kesalahan. Berikut 4 manfaat utama PO bagi bisnis:

1. Memantau Persediaan dan Biaya, PO membantu melacak pembelian, mengontrol persediaan, dan mencegah pembelian berlebihan sehingga pengeluaran lebih efisien dan terencana.

2. Menghindari Masalah Audit, PO menyediakan jejak audit yang jelas, memudahkan pencocokan faktur dan dokumen pengiriman, serta meningkatkan keandalan pencatatan keuangan perusahaan.

3. Membantu Memprediksi Tren Pasar, Data riwayat PO memberikan wawasan mengenai pola pembelian dan kebutuhan bisnis, sehingga perusahaan dapat mengantisipasi perubahan pasar dengan lebih baik.

4. Memberikan Perlindungan Hukum, PO menjadi dokumen yang mengikat secara hukum, melindungi pembeli dan pemasok dengan mencatat barang, jumlah, dan harga yang telah disepakati sehingga mengurangi risiko sengketa dan penipuan.

7. Mengapa perlu mengotomatiskan proses pesanan pembelian?

Dahulu, proses pesanan pembelian dilakukan secara manual menggunakan dokumen kertas sehingga memakan waktu, biaya, dan rentan terhadap kesalahan. Karena itu, banyak perusahaan kini beralih ke sistem digital untuk mengotomatiskan proses PO. Berikut manfaat utamanya:

1. Menghemat Waktu dan Biaya, Sistem PO elektronik mempermudah pengelolaan dokumen, mengurangi risiko kehilangan data, dan mempercepat proses pembayaran sehingga operasional menjadi lebih efisien.

2. Meningkatkan Keamanan, Semua data tersimpan dalam satu sistem terpusat yang aman dan hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang, sehingga risiko kehilangan atau penyalahgunaan dokumen dapat diminimalkan.

3. Mempercepat Pengiriman, Otomatisasi memudahkan perusahaan dan vendor dalam memproses, melacak, dan mengonfirmasi pesanan, sehingga waktu pengiriman menjadi lebih cepat dan efektif.

4. Mengurangi Kesalahan, Sistem digital membantu meminimalkan kesalahan input data dan perubahan informasi yang tidak disengaja, sehingga proses pembelian menjadi lebih akurat dan konsisten.

Memulai Penggunaan Pesanan Pembelian

Kami harap artikel ini bermanfaat bagi Anda dan membantu Anda memahami lebih baik apa itu pesanan pembelian serta mengapa hal ini sangat penting. Jika diterapkan dengan benar, pesanan pembelian akan membantu Anda memantau kebutuhan persediaan dan mengambil keputusan keuangan yang tepat untuk perusahaan Anda.

Perangkat lunak pengadaan berbasis cloud seperti ADAM dapat mempermudah dan meningkatkan keandalan pekerjaan Anda dengan menangani tugas-tugas rumit tersebut untuk Anda. Otomatiskan proses pesanan pembelian Anda bersama kami sekarang juga.

FAQ

Bagaimana cara kerja pesanan pembelian?

Pesanan pembelian merinci barang-barang yang disetujui untuk dibeli oleh pembeli dengan harga tertentu. Dokumen ini juga mencantumkan tanggal pengiriman dan ketentuan pembayaran bagi pembeli.

Bagaimana proses pembayaran pesanan pembelian?

Pembeli membuat pesanan pembelian yang akan dipenuhi oleh penjual. Penjual kemudian menerbitkan faktur untuk barang atau jasa yang dibeli. Pembeli kemudian membayar barang tersebut.

Mana yang lebih dulu, pesanan penjualan atau pesanan pembelian?

Pembeli menggunakan pesanan pembelian untuk memulai proses pembelian dengan vendor. Setelah menerima pesanan pembelian dari pembeli, vendor menerbitkan pesanan penjualan kepada pembeli, memverifikasi detail, dan menyetujui pembelian tersebut.

Apakah pesanan pembelian dapat dibatalkan?

Pesanan pembelian dapat dibatalkan setelah diterbitkan, selama vendor belum menerima pembayaran. Pembeli yang bertanggung jawab atas penerbitan pesanan pembelian tersebut akan menerima permintaan pembatalan.

Hubungi Kami

Proses procurement atau pengadaan yang modern biasanya melibatkan solusi digital seperti e-procurement system. Sistem ini dirancang untuk membantu proses yang biasanya tidak tercakup di proses pengadaan atau purchasing secara general. Di era banyak perusahaan menggunakan ERP, biasanya sistem ERP sudah memiliki modul purchasing yang terintegrasi. Tapi tidak semua sistem ERP memiliki fungsi untuk sourcing atau pencarian dan pengelolaan vendor. Padahal jika kita lihat pada alur proses procurement di atas terdapat fungsi seperti RFQ, Pencarian Vendor, Pengelolaan Kontrak, dll, yang juga merupakan satu kesatuan proses Procurement. Sehingga di banyak perusahaan, proses yang tidak termasuk dalam fungsi ERP umumnya ini dilakukan oleh bagian pengadaan atau legal secara manual.

SupplyCart Adam adalah solusi e-procurement yang telah digunakan di puluhan perusahaan di Asia, memberikan kemudahan untuk proses Procurement seperti:

• Vendor Registration
• RFQ dan RFx
• Tender Qualification
• Awarding
• Hingga integrasi proses Procure to Pay dengan ERP

Dengan eProcurement ADAM, perusahaan yang sudah menggunakan ERP bisa memiliki proses procurement yang ter-digitalisasi secara penuh. Sehingga akan mengefisiensikan proses, mengurangi kompleksitas pengelolaan dokumen, dan meningkatkan keamanan dan akuntabilitas proses. Hubungi tim kami untuk mendapatkan informasi lebih lengkap tentang e-procurement Adam.