Memahami Proses Pengadaan dalam Bisnis Modern

Sekilas, proses pengadaan tampak seperti prosedur yang sederhana dan lugas. Sebagian orang beranggapan bahwa proses pengadaan hanya mencakup identifikasi barang yang dibutuhkan, penerimaan pesanan, dan pembayaran.

Namun, proses pengadaan, sama seperti semua fungsi bisnis utama lainnya, merupakan proses bertahap dan berlapis. Setiap tahap harus dikelola dengan baik agar dapat memenuhi tujuan pengadaan, yang mencakup memperoleh nilai terbaik untuk uang dalam semua kegiatan pengadaan. Karena proses ini luas dan melibatkan banyak faktor, proses ini sering disalahpahami oleh banyak manajer di perusahaan.

Bagaimana mungkin proses yang sederhana terlihat begitu rumit? Silakan baca terus dan kami harap Anda akan mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang tahapan-tahapan dalam proses pengadaan serta perbedaan antara pengadaan manual dan digital.

Apa Itu Proses Pengadaan?

Untuk menjaga agar proses manajemen pengadaan tetap adil, transparan, dan efisien, pemahaman yang baik tentang alur proses pengadaan sangatlah penting. Diagram alur di bawah ini merangkum langkah-langkah penting dalam proses pengadaan.

Langkah-langkah dalam Proses Pengadaan

Untuk menjaga agar proses manajemen pengadaan tetap adil, transparan, dan efisien, pemahaman yang baik tentang alur proses pengadaan sangatlah penting. Diagram alur di bawah ini merangkum langkah-langkah penting dalam proses pengadaan.

1. Identifikasi Kebutuhan, Untuk menjaga agar proses manajemen pengadaan tetap adil, transparan, dan efisien, pemahaman yang baik tentang alur proses pengadaan sangatlah penting. Diagram alur di bawah ini merangkum langkah-langkah penting dalam proses pengadaan.
2. Permintaan Pembelian, Permohonan pembelian diajukan oleh pemohon internal yang meminta bantuan tim pengadaan untuk memenuhi kebutuhan yang sudah ada.
3. Peninjauan Permohonan, Selama proses peninjauan, manajer fungsional atau kepala departemen meninjau paket permohonan. Memastikan kembali apakah ada kebutuhan yang sebenarnya untuk barang atau jasa yang diminta. Lalu memverifikasi ketersediaan dana yang diperlukan. Permohonan pembelian yang disetujui menjadi PO. Permohonan yang ditolak dikembalikan kepada pemohon dengan alasan penolakan.
4. Manajemen Pesanan, Pemasok mengirimkan barang/jasa yang dijanjikan dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Setelah menerima, pembeli memeriksa pesanan. Lalu memberi tahu vendor jika ada masalah dengan barang yang diterima. Tiga dokumen disusun dan direkonsiliasi:
   • Pesanan pembelian
   • Nota penerimaan barang
   • Faktur
5. Persetujuan Faktur dan Penyelesaian Sengketa, Setelah proses three-way matching selesai, faktur disetujui. Faktur kemudian diteruskan ke bagian pemrosesan pembayaran sesuai dengan norma organisasi.

Proses ini bertujuan untuk mengidentifikasi ketidaksesuaian dan memastikan keakuratan transaksi. Ketidaksesuaian harus ditangani segera setelah ditemukan.

Seperti apa proses pengadaan tradisional?

Sejak akhir 2015, pengadaan telah mengalami perubahan signifikan. Proses ini berkembang dari fungsi taktis menjadi proses strategis yang terdigitalisasi. Dalam cara pengadaan tradisional, pekerjaan ditangani secara manual, sangat bergantung pada lembar Excel, dokumen kertas, serta email dan panggilan telepon untuk berinteraksi dengan pemasok. Pendekatan semacam ini memakan waktu dan biaya, serta lebih rentan terhadap kesalahan dan kehilangan dokumen.

Tujuan dari pendekatan tradisional ini hanyalah untuk memperoleh barang dan jasa dalam jumlah yang tepat dengan harga dan waktu yang tepat. Jika kita memandang pengadaan hanya sebagai mekanisme pembelian jangka pendek alih-alih sebagai komponen penting dari operasi bisnis, kita mungkin akan mengabaikan nilai yang dapat ditawarkan oleh pendekatan strategis. Pengadaan manual merugikan potensi kinerja operasional dan keuangan suatu organisasi, karena menghabiskan waktu pada tugas-tugas kecil dan berulang yang gagal menghasilkan penghematan atau keuntungan. Tugas-tugas ini bisa berupa apa saja, mulai dari persetujuan, penulisan RFx, kontrak, negosiasi, hingga pembahasan penawaran.

Jika Anda menghadapi masalah yang kami sebutkan di atas, inilah saatnya bagi Anda untuk memindahkan proses pengadaan ke platform digital tunggal. Tahukah Anda mengapa? Karena hal ini merampingkan dan mempercepat semua aktivitas dari sumber hingga pembayaran, sehingga menciptakan peluang untuk menghasilkan nilai dan penghematan yang lebih besar. Beralih ke e-Procurement mungkin akan membuat karyawan dan lingkungan Anda berterima kasih kepada Anda. Oleh karena itu, kami telah membuat daftar perbedaan antara pengadaan tradisional dan digital agar Anda memiliki gambaran yang lebih baik tentang cara kerja e-Procurement.

Perbandingan Antara Pengadaan Tradisional dan Digital

1.Mencari Vendor

Dalam pengadaan tradisional, pencarian vendor dilakukan secara manual melalui katalog, telepon, atau tatap muka, yang sering memakan waktu karena melibatkan negosiasi langsung. Sementara itu, pengadaan digital memungkinkan perbandingan ratusan katalog online sekaligus serta komunikasi yang lebih cepat dengan pemasok, sehingga proses pemesanan bisa dilakukan secara langsung melalui perangkat seperti laptop atau smartphone.

2. Permintaan Pembelian

Pada pengadaan tradisional, permintaan pembelian diajukan dalam bentuk kertas dengan detail lengkap dan proses persetujuannya bisa memakan waktu hingga 3 hari atau lebih. Sebaliknya, pengadaan digital memungkinkan pembuatan dan persetujuan dilakukan dalam sistem secara otomatis sesuai ketentuan, sehingga prosesnya jauh lebih cepat, bahkan bisa selesai dalam kurang dari 1 hari.

3. Pesanan Pembelian

Dalam sistem tradisional, pesanan pembelian dibuat dan disetujui secara manual lalu dikirim ke vendor melalui faks atau surat. Sedangkan dalam e-procurement, pesanan dapat dibuat, disetujui, dan dikirim secara digital dengan cepat, sehingga vendor bisa segera menerima dan mengonfirmasi pesanan tersebut.

4. Pelacakan Pesanan

Pada pengadaan tradisional, pelacakan pesanan dilakukan dengan menghubungi pemasok melalui telepon atau email setelah pesanan dikonfirmasi. Namun, dalam e-procurement, pelacakan dapat dilakukan secara online melalui sistem, sehingga lebih praktis dan transparan.

5 Manfaat Utama Mendigitalkan Proses Pengadaan Anda

Sejak pandemi, bisnis sedang bertransformasi dan beradaptasi dengan dunia teknologi. Jadi, inilah saatnya bagi Anda untuk mempertimbangkan sistem e-Procurement yang akan memungkinkan Anda menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat.

Berikut adalah lima manfaat utama beralih ke sistem e-Procurement:

1. Kecepatan Transaksi yang Meningkat, E-Procurement mempercepat proses transaksi karena tidak lagi bergantung pada jam kerja atau intervensi manual. Persetujuan dapat otomatis menjadi pesanan pembelian, pengiriman ke vendor berjalan cepat, dan faktur langsung diproses setelah barang diterima, sehingga waktu pemrosesan jauh lebih singkat.
2. Pengurangan Biaya, Pengadaan elektronik membantu menekan biaya dengan mengurangi pesanan berulang, memanfaatkan diskon pembelian dalam jumlah besar, serta menghilangkan biaya administrasi berbasis kertas seperti pengiriman dokumen.
3. Menghilangkan Dokumen Kertas, Dengan e-Procurement, semua dokumen disimpan secara digital sehingga lebih mudah dicari dan dikelola. Hal ini juga mengurangi kebutuhan ruang penyimpanan fisik dan membuat proses lebih efisien.
4. Pilihan Pemasok yang Lebih Luas, E-Procurement memungkinkan akses ke lebih banyak pemasok melalui platform digital, sehingga perusahaan dapat membandingkan berbagai penawaran dengan lebih mudah dan memilih opsi terbaik.
5. Pilihan Pemasok yang Lebih Luas, Sistem e-Procurement membantu meningkatkan kepatuhan terhadap standar perusahaan dengan memudahkan akses ke vendor resmi dan katalog terstandarisasi, sehingga proses pembelian lebih terkontrol dan efisien.

3 Cara untuk Mengevaluasi Proses/Kinerja Pengadaan yang Baik

Sekarang setelah Anda mengetahui mengapa semakin banyak bisnis yang mengadopsi sistem e-Procurement, Anda mungkin merasa sulit untuk mengukur efektivitas proses pengadaan Anda. Jangan khawatir, kami telah membuat daftar cara-cara untuk mengevaluasi proses pengadaan yang baik.

1.Waktu Siklus Pengadaan

“Waktu siklus pengadaan” mengacu pada waktu yang dibutuhkan mulai dari mengajukan permintaan hingga menerima barang. Menghilangkan waktu siklus yang lama terkait pengadaan barang dan jasa adalah cara yang baik untuk membantu Anda menghemat biaya pengadaan. Tahukah Anda bahwa waktu yang dibutuhkan untuk menerima produk yang dipesan dapat dipersingkat secara signifikan dengan mengotomatiskan proses pengadaan Anda bersama vendor? Ini berarti Anda dapat menerima barang yang dibutuhkan untuk proyek-proyek utama lebih cepat dan juga membantu meningkatkan efisiensi.

2. Penghematan Biaya

Penghematan biaya tetap menjadi metrik fundamental dan vital untuk mengukur efektivitas fungsi pengadaan. Kami tahu bahwa biaya yang dikeluarkan pada setiap faktur dan pesanan pembelian bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Namun, survei APQC terbaru menunjukkan bahwa organisasi yang menggunakan metode manual akan memiliki biaya pemrosesan yang lebih tinggi dibandingkan dengan yang menggunakan sistem pengadaan otomatis seperti ADAM. Jadi, kami siap membantu Anda mengurangi biaya terkait pengadaan.

3. Kinerja Vendor

Kita semua tahu bahwa vendor adalah pihak eksternal kunci yang memiliki dampak langsung terhadap kinerja pengadaan. Manajemen kinerja vendor di sini merujuk pada pemantauan dan analisis keandalan, kualitas, dan kinerja vendor perusahaan Anda. Memantau vendor akan membantu bisnis Anda meningkatkan produktivitas dan keuntungan, menurunkan tingkat persediaan dan biaya inventaris, serta meningkatkan kepuasan pelanggan (baik internal maupun eksternal). Ada beberapa metrik kinerja vendor umum yang harus diperhatikan perusahaan Anda, seperti waktu pengiriman, keterlambatan komunikasi, dan daya saing harga.

Digitalisasi dalam Pengadaan

Pengadaan digital, yang juga dikenal sebagai e-Procurement, sedang mengubah pengadaan B2B dengan mengotomatiskan proses pembelian dan membantu bisnis serta vendor dalam memberikan hasil yang lebih baik. Penerapan perangkat lunak e-Procurement telah mengurangi biaya setiap langkah dalam siklus pengadaan sekaligus meningkatkan efisiensi.

Sifat global dari proses pengadaan terlihat jelas saat wabah Covid-19 melanda seluruh dunia. Seluruh dunia dilanda kekacauan saat kebijakan lockdown diberlakukan. Namun, dengan ADAM, Anda dapat menciptakan proses manajemen pengadaan yang dinamis yang memberikan Anda keunggulan taktis. Di masa pandemi Covid-19 ini, kami ingin mendampingi Anda untuk mengatasi semua tantangan dalam proses pengadaan.

Ingin tahu lebih banyak tentang e-Procurement dan cara merespons tantangan yang ditimbulkan oleh pandemi ini? Temukan informasi lebih lanjut tentang hal ini di sini.

FAQ

Apa itu pengadaan? Pengadaan adalah proses mencari, memilih, dan memperoleh barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan dari vendor melalui pembelian langsung, penawaran kompetitif, atau proses tender untuk memenuhi tujuan bisnisnya.

Apa saja 7 tahap pengadaan?

1. Identifikasi barang atau jasa yang dibutuhkan
2. Identifikasi pemasok potensial dan pilih yang paling memenuhi syarat
3. Ajukan permintaan pembelian
4. Terbitkan pesanan pembelian kepada pemasok yang dipilih
5. Terima faktur dan pesanan
6. Bayar barang atau jasa
7. Catat untuk audit

Apa itu alur proses pengadaan? Alur proses pengadaan adalah kerangka kerja yang menggambarkan bagaimana pembelian dan pengadaan berlangsung atau dilakukan di dalam sebuah perusahaan. Secara umum, alur proses pengadaan mencakup 7 tahap di atas.

Apa itu siklus pengadaan? Siklus pengadaan mendefinisikan proses langkah demi langkah untuk menentukan kebutuhan perusahaan dalam memperoleh suatu produk atau kontrak.

Hubungi kami

Proses procurement atau pengadaan yang modern biasanya melibatkan solusi digital seperti e-procurement system. Sistem ini dirancang untuk membantu proses yang biasanya tidak tercakup di proses pengadaan atau purchasing secara general. Di era banyak perusahaan menggunakan ERP, biasanya sistem ERP sudah memiliki modul purchasing yang terintegrasi. Tapi tidak semua sistem ERP memiliki fungsi untuk sourcing atau pencarian dan pengelolaan vendor. Padahal jika kita lihat pada alur proses procurement di atas terdapat fungsi seperti RFQ, Pencarian Vendor, Pengelolaan Kontrak, dll, yang juga merupakan satu kesatuan proses Procurement. Sehingga di banyak perusahaan, proses yang tidak termasuk dalam fungsi ERP umumnya ini dilakukan oleh bagian pengadaan atau legal secara manual.

SupplyCart Adam adalah solusi e-procurement yang telah digunakan di puluhan perusahaan di Asia, memberikan kemudahan untuk proses Procurement seperti:

• Vendor Registration
• RFQ dan RFx
• Tender Qualification
• Awarding
• Hingga integrasi proses Procure to Pay dengan ERP

Dengan eProcurement Adam, perusahaan yang sudah menggunakan ERP bisa memiliki proses procurement yang ter-digitalisasi secara penuh. Sehingga akan mengefisiensikan proses, mengurangi kompleksitas pengelolaan dokumen, dan meningkatkan keamanan dan akuntabilitas proses.

Hubungi tim kami untuk mendapatkan informasi lebih lengkap tentang e-procurement Adam.